一(yī)、公共檔案館的實質及其功能(néng)特征
    公共檔案館與其它檔案館的區别在于“公共”二字。“公共”的實質是為(wèi)社會(huì)所共有，而不歸私家或某些團體、組織所有；是為(wèi)公衆服務，而并非僅為(wèi)私家或某些團體、組織服務。18世紀末法國(guó)大革命後頒布的第一(yī)部《國(guó)家檔案館條例》正式宣布國(guó)家檔案館每周向社會(huì)公衆開(kāi)放(fàng)3天，随後的《穑月(yuè)7日法令》中又(yòu)規定了所有國(guó)家檔案館均需實行的“對外開(kāi)放(fàng)原則”，從(cóng)而在世界上(shàng)第一(yī)個(gè)使國(guó)家檔案館擺脫了，皇權附屬物(wù)的枷鎖，開(kāi)始具有社會(huì)共有的性質，1838年(nián)8月(yuè)英國(guó)頒布了《公共檔案法》，成立了世界上(shàng)第一(yī)個(gè)依法命名的“公共檔案館”，以此區别于政府機(jī)關檔案館、教會(huì)檔案館、大學檔案館、私人企業(yè)檔案館。其建館宗旨是面向社會(huì)、面向公衆；其收藏内容主要是國(guó)家機(jī)構及相(xiàng)關組織在公務活動中形成的公共檔案；其服務對象是全體公民(mín)，并為(wèi)利用者提供良好的閱梢環境，很受公衆的歡迎，并陸續被各國(guó)檔案界所接受和采用。此後各國(guó)凡是由國(guó)家設立，主要收藏公共檔案，為(wèi)社會(huì)公提供服務的檔案館，都被稱為(wèi)公共檔案館。
    “公共檔案館”的根本特征是全方位向社會(huì)提供服務，使館藏檔案資源為(wèi)全體公民(mín)所共享。在發達國(guó)家，檔案館的服務是面向全社會(huì)的，提供服務不論地位，不講學曆，不看(kàn)職業(yè)。這種狀況在歐美國(guó)家具有普遍性，如瑞士沃州檔案館館長(cháng)庫克曾對中國(guó)考察者說：“我們的檔案是向所有公民(mín)開(kāi)放(fàng)的，不考慮學曆、職業(yè)和政治傾向。服務對象中有一(yī)部分來自(zì)三個(gè)部類中的第一(yī)部類——農民(mín)，約占3％；有15％來自(zì)第二部類(指政府公務員(yuán)--筆者注)；82％來自(zì)第三部類，如自(zì)由職業(yè)者、律師(shī)、醫(yī)生(shēng)、知識分子等。”
    應該指出的是，外國(guó)的國(guó)家檔案館十分重視檔案資源建設，他們在主要收藏“公共檔案”的同時，也大量收藏有價值的私人檔案。為(wèi)了有效吸引珍貴檔案持有者向國(guó)家檔案館捐贈、出售檔案，一(yī)些國(guó)家制定了相(xiàng)應的政策、法規，如法國(guó)1979年(nián)的《法蘭西(xī)共和國(guó)檔案法》(以下(xià)簡稱“法國(guó)檔案法”)規定私人檔案屬于國(guó)家文化曆史遺産的組成部分。國(guó)家對具有曆史意義的私人檔案行使登記權、留置權和優先購買權。同時政府每年(nián)給國(guó)家檔案館撥專款，用于購買有價值的私人檔案；政府采取免交個(gè)人所得稅和财産繼承稅的辦法，鼓勵向檔案館捐贈私人檔案。為(wèi)維護檔案所有者的隐私權，國(guó)家檔案館不是絕對地、毫無限度地将館藏檔案全部向社會(huì)公衆開(kāi)放(fàng)，而是對私人檔案必須征得檔案所有者的同意，才能(néng)向社會(huì)開(kāi)放(fàng)相(xiàng)應的檔案。很多(duō)國(guó)家的檔案館在接收私人檔案時，就(jiù)以簽訂協議的方式确定了這一(yī)原則。還(hái)有些國(guó)家的檔案法規嚴格規定了不同檔案的不同開(kāi)放(fàng)年(nián)限，例如：“法國(guó)檔案法”除了規定一(yī)般檔案期滿30年(nián)向社會(huì)開(kāi)放(fàng)，對私人檔案和一(yī)些較敏感的檔案．規定了不同的開(kāi)放(fàng)期限：處理與私人生(shēng)活有關的訴訟檔案或涉及國(guó)家安全利益的檔案要60年(nián)開(kāi)放(fàng)；與司法事(shì)務有關的文件(jiàn)及個(gè)人家庭生(shēng)活方面的檔案要100年(nián)開(kāi)放(fàng)；涉及醫(yī)療病曆的檔案要150年(nián)開(kāi)放(fàng)。20年(nián)後，“法國(guó)檔案法”經修改重新頒布，縮短了檔案開(kāi)放(fàng)的年(nián)限，明确規定最長(cháng)不得超過50年(nián)。當這些私人的或敏感的檔案達到(dào)開(kāi)放(fàng)年(nián)限後，也就(jiù)轉化為(wèi)公共檔案，從(cóng)而又(yòu)增加了公共檔案的儲藏量。總之，發達國(guó)家的公共檔案館是面向社會(huì)公衆的，他們向社會(huì)開(kāi)放(fàng)的程度、方式，都是值得我們借鑒的。
    從(cóng)發達國(guó)家公共檔案館的經驗和我國(guó)的實際情況看(kàn)，構建一(yī)個(gè)名副其實的公共檔案館必須具備的基本條件(jiàn)是：能(néng)向社會(huì)公開(kāi)，滿足公衆需要的，能(néng)反映行政區域内各方面、各領域曆史及社會(huì)風貌、習俗、人文、自(zì)然狀況的豐富的公共檔案信息資源；科學、便捷的檔案信息檢索體系及信息資源開(kāi)發、傳輸、提供利用的設施、手段、運行機(jī)制；有利于檔案信息安全防護和管理的館庫設施及以人為(wèi)本的閱覽利用環境、條件(jiàn)和規章制度；便于社會(huì)公衆造訪的館址場所及适宜的文化氛圍；能(néng)适應各項業(yè)務技(jì)術(shù)要求，勝任公共服務職責的專業(yè)隊伍。

    二、我國(guó)公共檔案館建設的現狀
    我國(guó)自(zì)改革開(kāi)放(fàng)以來，各級國(guó)家檔案館也在逐步改變著(zhe)單純為(wèi)政府、黨委領導機(jī)關服務的面貌，逐漸打開(kāi)封閉的大門(mén)，為(wèi)機(jī)關、學校、企業(yè)、新聞媒體等各級、各類機(jī)構的需求和文化、學術(shù)、司法、治安等各種社會(huì)需求乃至公民(mín)個(gè)人的權屬和資曆榮譽查詢、尋根訪祖及休閑情趣等要求提供服務。尤其是一(yī)些沿海城(chéng)市(shì)檔案館，通(tōng)過展覽、講座、出版檔案史料、公衆網和媒體播映等形式，廣泛宣傳館藏，傳播有價值的檔案信息為(wèi)社會(huì)各界提供利用，還(hái)利用館藏特色檔案，為(wèi)港、澳、台平民(mín)服務，為(wèi)國(guó)外學者服務，已經在一(yī)定程度上(shàng)具備了“公共檔案館”的性能(néng)。但是必須清醒地看(kàn)到(dào)，這種狀況并不代表我國(guó)檔案館的全部，為(wèi)數衆多(duō)的内地檔案館，尤其是經濟欠發達地區的基層檔案館，由于種種原因，還(hái)不能(néng)發揮公共服務的功能(néng)。理性地來看(kàn)我國(guó)公共檔案館的建設，目前的狀況是：
    1、在觀念上(shàng)，檔案館為(wèi)社會(huì)公衆服務的理念正在形成，許多(duō)檔案館做得非常出色。然而，在不少地方，傳統的政治觀點仍然左右著(zhe)檔案館的工(gōng)作方向和方式，有的甚至至今還(hái)把檔案館當作地方黨委、政府的機(jī)關檔案室，表現為(wèi)：保密保險，開(kāi)放(fàng)危險；為(wèi)領導機(jī)關服務保險，為(wèi)社會(huì)公衆服務危險；為(wèi)領導服務積極熱情，為(wèi)平民(mín)服務僅作應付、做秀。
    2、在立法上(shàng)，我國(guó)目前雖然已有深圳等少數城(chéng)市(shì)的地方檔案法規将當地國(guó)家檔案館明文确定為(wèi)“公共檔案館”，但大多(duō)數地方的檔案法規及國(guó)家檔案法，都未明文予以确立。
    3、在館藏内容上(shàng)，改革開(kāi)放(fàng)以來，各地、各級國(guó)家檔案館加大了收集、征集力度．館藏檔案資源的數量和質量都有很大進展，但是仍然不敷所用。一(yī)方面由于我國(guó)實行黨政檔案統一(yī)管理，占館藏相(xiàng)當大比例的政治性很強的黨的檔案不适宜向公衆公開(kāi)；另一(yī)方面，由于有關法規對檔案接收進館時限(10年(nián)、20年(nián))和檔案開(kāi)放(fàng)年(nián)限(30年(nián))規定的局限，以及收集工(gōng)作中對檔案價值的取向不科學，收藏檔案的著(zhe)力點不恰當，造成适應社會(huì)不同人所需要的不同類型的檔案資源相(xiàng)對匮乏。
    4、在館址場所上(shàng)，相(xiàng)當多(duō)省、市(shì)檔案館已經選擇了合适的地理位置，按照(zhào)檔案館的專業(yè)特點和社會(huì)化要求獨立建館．方便了公衆的利用。但是還(hái)有許多(duō)地方檔案館設在黨政機(jī)關的深宅大院裡(lǐ)，門(mén)口有荷槍實彈的衛兵把守，令平民(mín)百姓望而生(shēng)畏，社會(huì)公衆難以進入，客觀上(shàng)把檔案館同社會(huì)民(mín)衆相(xiàng)隔離。
    5、在基礎設施和基礎業(yè)務建設上(shàng)，近年(nián)來一(yī)大批符合檔案館設計标準的新型檔案館拔地而起，配置了較為(wèi)科學先進的設備、設施，展現出公共檔案館的新風貌。但不可否認的是由于我國(guó)屬于發展中國(guó)家，經濟尚不發達，許多(duō)檔案館缺乏為(wèi)社會(huì)廣泛、快捷、有效提供服務的基本條件(jiàn)，主要表現為(wèi)：檔案館庫房不規範，設施簡陋陳舊(jiù)，閱讀(dú)、檢索、複制手段落後，難以滿足公衆多(duō)方面的需求，無法接納較多(duō)人閱檔，更不具備用數字化形式、網絡通(tōng)訊方式向社會(huì)提供大範圍的快捷服務的條件(jiàn)。有些館藏豐富的檔案館，由于可開(kāi)放(fàng)檔案的整理、鑒定、修複、編目著錄、編撰出版等工(gōng)作進展遲緩，信息資源的開(kāi)發、整合跟不上(shàng)服務社會(huì)公衆的需求。
    6、在工(gōng)作人員(yuán)的素質上(shàng)，我國(guó)的沿海省市(shì)和中西(xī)部差距很大，沿海地區，尤其是長(cháng)江三角洲和珠江三角洲地區，不少農村(cūn)村(cūn)委會(huì)的檔案人員(yuán)是大學本科畢業(yè)生(shēng)，一(yī)些鄉鎮檔案室還(hái)使用了研究生(shēng)。而中西(xī)部許多(duō)地方檔案館工(gōng)作人員(yuán)卻依舊(jiù)學曆偏低(dī)，有的甚至隻有小(xiǎo)學文化程度，造成業(yè)務水(shuǐ)平和服務質量低(dī)下(xià)，主要表現為(wèi)：對相(xiàng)關業(yè)務規範和技(jì)術(shù)标準知之甚少；檔案現代化管理的技(jì)術(shù)如電(diàn)腦(nǎo)應用、網絡通(tōng)訊技(jì)術(shù)比較欠缺；知識面窄，較難完成與館藏檔案有關的曆史、文化、地理、科技(jì)方面的咨詢服務和導引閱讀(dú)服務的任務；待人接物(wù)的文明程度欠佳，缺乏對社會(huì)公衆的親和力。
    這些問題實實在在地存在著(zhe)，影響和制約著(zhe)我國(guó)公共檔案館的建設和發展。要想建設名副其實的“公共檔案館”，就(jiù)必須采取對應的策略和舉措，克服上(shàng)述問題所帶來的弊端。

    三、推進我國(guó)公共檔案館建設和健康發展的策略、舉措
    影響公共檔案館建設和發展的因素很多(duō)，應抓住根本，重點從(cóng)觀念、策略上(shàng)解決以下(xià)問題：
    1、更新傳統的檔案館職能(néng)觀念，确立為(wèi)社會(huì)公衆服務的意識，這是檔案館工(gōng)作人員(yuán)和黨政領導共同的任務。首先檔案館工(gōng)作人員(yuán)要明确，一(yī)個(gè)政治民(mín)主的國(guó)家，檔案館的檔案屬于公共資源，不僅要為(wèi)國(guó)家、為(wèi)領導機(jī)關服務，更要為(wèi)社會(huì)公衆服務。為(wèi)社會(huì)服務是檔案館工(gōng)作的生(shēng)命線，向社會(huì)開(kāi)放(fàng)是公共檔案館的發展之路(lù)。唯有向社會(huì)公衆提供廣泛√陝捷、有效的服務，才能(néng)充分體現出黨和國(guó)家執政為(wèi)民(mín)的形象，才能(néng)赢得社會(huì)的認同和支持。不同地方、不同檔案館由于在服務社會(huì)公衆的力度、措施、效果方面不同，所以取得的社會(huì)支持也不同，這已成不争的事(shì)實。同時各級領導應明确國(guó)家檔案館的公共服務職能(néng)，這樣才不會(huì)将檔案館隻當作黨委、政府的機(jī)關檔案室來使用，才會(huì)作出有利于檔案館發揮公共服務效能(néng)的決策，從(cóng)而産生(shēng)支持公共檔案館發展的社會(huì)導向作用。我們在實際工(gōng)作中常常看(kàn)到(dào)，不同的地方在建館的規模和選址，檔案館幹部的任用、選調人員(yuán)的素質要求等方面，為(wèi)什麽有不同的做法、不同的效果，原因就(jiù)在于領導對檔案館職能(néng)的認識和觀念不同。
    2、加強法制和規範建設，将公共檔案館的名稱明确列入國(guó)家和地方檔案法規，并作出相(xiàng)關功能(néng)的規定，使公共檔案館建設得到(dào)法律保障。同時各級政府應借鑒國(guó)外的成功經驗和做法，結合自(zì)身實際，出台鼓勵社會(huì)向檔案館捐贈、移交珍貴檔案，有利于檔案資源建設的政策，使各級公共檔案館不斷豐富館藏，形成服務社會(huì)公衆的檔案資源優勢。各級檔案局、館應在《檔案法》和開(kāi)放(fàng)曆史檔案的方針指導下(xià)，研究制定不同性質、不同類型、不同内容檔案的開(kāi)放(fàng)年(nián)限和具體辦法，使開(kāi)放(fàng)服務的工(gōng)作有法可依，增強向社會(huì)開(kāi)放(fàng)服務的可操作性。國(guó)家檔案行政管理部門(mén)應對公共檔案館必須具備的基本方面，研究制定規範和标準，使各級國(guó)家檔案館有明确的創建目标，同時也便于測評檢查。
    3、創新服務手段和方式，展示檔案館廣泛的社會(huì)服務功能(néng)和作用。這方面，近年(nián)來各地遵照(zhào)國(guó)家檔案局關于“四位一(yī)體”的要求，在拓展檔案館社會(huì)服務功能(néng)中均有很好的經驗和創舉，應該繼續發揚。筆者隻想對其中“愛國(guó)主義教育基地”的提法提出一(yī)點不同意見(jiàn)。愛國(guó)主義教育基地是我國(guó)開(kāi)展精神文明建設以來，各地加強對青少年(nián)道德品質教育所采取的重大舉措。多(duō)年(nián)來發揮了積極的作用。但是作為(wèi)面向全社會(huì)，要為(wèi)社會(huì)公衆提供多(duō)方面服務的公共檔案館，隻做到(dào)“愛國(guó)主義教育”是不夠的。盡管各地檔案館在實際運作中，利用“愛國(guó)主義教育基地”的平台，開(kāi)展了多(duō)方面的社會(huì)教育活動，實際上(shàng)已突破了“愛國(guó)主義教育”的範圍，但如果依然沿用“愛國(guó)主義教育”的提法，仍有一(yī)定的局限性。根據近年(nián)來北(běi)京、天津、上(shàng)海、廣東、深圳等地為(wèi)大、中、小(xiǎo)學校開(kāi)設學生(shēng)實習、實踐基地和開(kāi)展其他社會(huì)教育活動的有效做法，還(hái)是以建立“社會(huì)教育基地”更為(wèi)貼切，愛國(guó)主義教育作為(wèi)一(yī)項重要服務内容和方式被包含其中。這樣做，既不貶低(dī)“愛國(guó)主義教育”的功能(néng)作用，又(yòu)能(néng)開(kāi)闊檔案館的服務視野，也符合當前各地工(gōng)作的實際。這樣的“社會(huì)教育基地”，如果建在黨政機(jī)關的大院裡(lǐ)顯然不便于發揮其應有的功能(néng)和作用，各地在新建檔案館時，應當充分考慮這一(yī)問題。
    4、以和諧社會(huì)的理念指導各級檔案館的經費(fèi)投入，使公共檔案館建設同當地國(guó)民(mín)經濟和社會(huì)事(shì)業(yè)協調發展。各地檔案館建設不能(néng)脫離當地實際提出過高(gāo)要求，但應該力求在地方經濟發展的基礎上(shàng)，相(xiàng)應地增加檔案館建設的投入，做到(dào)對檔案館工(gōng)作的投入與對當地經濟建設和其他事(shì)業(yè)的投入、發展，保持一(yī)個(gè)基本協調的比率，使檔案館能(néng)及時改善庫房和設施、設備條件(jiàn)，提高(gāo)公共服務的能(néng)力。這一(yī)要求既符合科學發展觀，也符合當前建設和諧社會(huì)的精神，是公共檔案館能(néng)不斷完善、持續發展的基本保證。
    5、從(cóng)實際出發，改革管理體制和運作模式。近年(nián)來，各地檔案部門(mén)積極主動地采取許多(duō)有力、有效舉措，在改革檔案館管理體制和運作模式方面，取得了可喜的甚至是突破性的成績。例如為(wèi)了适應民(mín)衆為(wèi)知情、維權而對現行文件(jiàn)的需要。體現執政為(wèi)民(mín)的宗旨，深圳市(shì)率先開(kāi)展非涉密現行文件(jiàn)公開(kāi)提供利用的服務，在此基礎上(shàng)，進而建立文件(jiàn)中心、政務信息查詢中心等機(jī)構。再如為(wèi)适應整合城(chéng)市(shì)檔案資源，提供綜合服務的需要，廣東省佛山市(shì)順德區在全國(guó)首家建立了綜合、城(chéng)建、房産檔案三檔合一(yī)的檔案館新體制；上(shàng)海浦東新區将原綜合檔案館、城(chéng)建檔案信息管理中心整合成新的綜合檔案館；天津市(shì)建設了多(duō)元化檔案結構的泰達檔案館；深圳市(shì)實行了城(chéng)建檔案館與綜合檔案館的合并；安徽省在全省範圍内開(kāi)展了檔案管理模式的改革等等。這些舉措的實施，大大提升了檔案館的公共服務能(néng)力。然而在慶賀成績的同時，我們必須保持清醒的認識——對不同地方、不同層次、不同性質的檔案館，可以采取不同模式，而不必強求一(yī)律。如縣級小(xiǎo)城(chéng)市(shì)可以建立集中、統一(yī)管理整個(gè)城(chéng)市(shì)各領域、各部門(mén)檔案的高(gāo)度綜合的檔案館，而大中城(chéng)市(shì)則不必要也無法實行如此高(gāo)度集中、統一(yī)管理的做法。
    為(wèi)了适應檔案館與當地經濟、社會(huì)協調發展的需要，滿足社會(huì)公衆對檔案館綜合服務的需求，深圳市(shì)正在籌劃、實施一(yī)項重大的舉措——市(shì)人民(mín)政府常務會(huì)議正式決定建立檔案集中儲存基地，并明确由市(shì)發改局會(huì)同市(shì)檔案局進行調研、立項、籌建。這是深圳市(shì)委、市(shì)政府針對不少專業(yè)、職能(néng)部門(mén)分别要求批地建設專門(mén)檔案庫、樓的要求，為(wèi)了節約土(tǔ)地資源，節省建設資金，降低(dī)檔案管理成本，有利于檔案資源整合和檔案資源共享而作出的決策。本著(zhe)“集中存儲、行政監管、分類管理”的原則，該基地将市(shì)檔案館、市(shì)城(chéng)建檔案館保管的檔案以及有關職能(néng)部門(mén)保管的訴訟檔案、公安業(yè)務檔案、人事(shì)檔案、房地産權檔案、規劃檔案、統計檔案、稅務登記和稽查檔案、工(gōng)商登記檔案、社會(huì)保險檔案、以及城(chéng)市(shì)管理、質量技(jì)術(shù)監督、食品藥品監督管理等專門(mén)檔案，集中到(dào)統建的儲存基地，統一(yī)保管。其中，專業(yè)性較強的檔案集中到(dào)儲存基地後，由相(xiàng)關部門(mén)派人分别管理。市(shì)檔案局負責對各職能(néng)部門(mén)的檔案工(gōng)作實行監督指導及對檔案集中存儲基地的日常管理。建成以後的檔案集中存儲基地，既不是一(yī)個(gè)龐大的、高(gāo)度綜合的檔案館，也不是各部門(mén)獨自(zì)管理、無序的檔案庫房湊合，而是以深圳市(shì)公共檔案館為(wèi)中心，設立若幹公共服務區和不同類型檔案保管區，形成公共檔案館與各部門(mén)檔案管理互補、互利，通(tōng)過檔案局協調管理的“檔案城(chéng)”。這種體制既是城(chéng)市(shì)檔案資源整合的一(yī)種方式，可以彌補原綜合檔案館館藏資源的不足，同時又(yòu)能(néng)兼顧各部門(mén)特點及其自(zì)身的需要，有利于調動部門(mén)積極性，共同承擔服務社會(huì)公衆的職責。我們期望這種管理模式能(néng)提升檔案館公共服務的能(néng)力和水(shuǐ)平，樹立公共檔案館的新形象。然而，我們不認為(wèi)這是唯一(yī)的、可以套用于各級、各地的模式，各地應該從(cóng)本地實際出發，創造出更多(duō)科學、适用的管理體制，在世界上(shàng)創造出具有中國(guó)特色的公共檔案館運作模式。

摘自(zì)南(nán)通(tōng)檔案局