2010年(nián)初，剛剛大學畢業(yè)的郭斌成功應聘為(wèi)山西(xī)太原某房地産企業(yè)的檔案管理員(yuán)。老檔案員(yuán)把10個(gè)案卷的第一(yī)頁文件(jiàn)分别取出并混淆在一(yī)起，令其歸位。雖然郭斌在大學并沒學習過檔案學，可不到(dào)1分鍾，她竟快速準确地把每頁檔案恢複了原位。現場響起一(yī)片熱烈的掌聲。

 　 郭斌是如何做到(dào)的呢(ne)？她興奮地說：“真沒想到(dào)這麽順利，我就(jiù)是根據每頁檔案上(shàng)的标識很快找到(dào)了它該放(fàng)的位置，就(jiù)像拿著(zhe)電(diàn)影票很容易在電(diàn)影院中找到(dào)自(zì)己的座位一(yī)樣，隻要認識數字，保管走不錯(cuò)！”

　  看(kàn)來奧秘就(jiù)在這“标識”上(shàng)，該公司的檔案高(gāo)級顧問趙乃康（原太原市(shì)檔案局館長(cháng)）說出了緣由。自(zì)2007年(nián)起，該公司就(jiù)在檔案管理方法上(shàng)進行了創新，采用了自(zì)創的“卷帙方位标識法”。具體來說，就(jiù)是從(cóng)案卷的封面到(dào)備考表的每個(gè)頁面的右上(shàng)角都标注本公司的标志(zhì)字符，每個(gè)頁面的右下(xià)角則标注全宗号、類目号、卷頁号和頁号，這些連續的标注就(jiù)構成了一(yī)組全方位的标識字符。這樣做的好處在于一(yī)旦某頁檔案在歸檔、借閱、移交、整理時發生(shēng)錯(cuò)亂，就(jiù)連完全不懂(dǒng)檔案業(yè)務的人員(yuán)，也能(néng)識别立檔單位，并且能(néng)夠又(yòu)快又(yòu)準地将檔案恢複原位。

  　一(yī)直以來，我國(guó)檔案行業(yè)沿用的是檔案字符标識法，即在卷内的每頁文件(jiàn)上(shàng)隻編有頁号，缺少立檔單位的标識符号、類目符号和案卷符号，這就(jiù)形成了有多(duō)少卷（件(jiàn)）檔案，就(jiù)有多(duō)少個(gè)相(xiàng)同的頁号，一(yī)旦檔案散亂或丢失，就(jiù)很難歸位甚至搞不清權屬。加之民(mín)營企業(yè)中的檔案員(yuán)多(duō)為(wèi)兼職，而且絕大部分都不精通(tōng)檔案業(yè)務知識，這就(jiù)給民(mín)企的檔案管理和利用工(gōng)作帶來諸多(duō)不便和隐患，如新調任的檔案員(yuán)整理查找檔案費(fèi)時費(fèi)力、借出的檔案歸位困難、經濟糾紛中的檔案由于權屬不清難以發揮應有的作用等等。

  　為(wèi)了解決以上(shàng)問題，在企業(yè)領導的大力支持下(xià)，該公司檔案室的全體工(gōng)作人員(yuán)經過1個(gè)多(duō)月(yuè)的研究與試驗，在不違反檔案行業(yè)标準及規定的基礎上(shàng)，于2007年(nián)1月(yuè)創立并應用了“卷帙方位标識法”。該方法一(yī)經應用，便取得了意想不到(dào)的收獲。

  　2007年(nián)，在一(yī)次經濟糾紛案件(jiàn)的審理過程中，法庭要求原被告雙方在休庭間隙補充證據，時間緊迫、刻不容緩，如果不能(néng)在很短的時間内拿出原始檔案證明，原本有理的官司就(jiù)得輸。千鈞一(yī)發之際，該公司的新任檔案員(yuán)不負衆望迅速調出了印有“權屬标識”的原始檔案并到(dào)庭舉證，為(wèi)企業(yè)一(yī)次性赢得了2700萬元的經濟效益。也正是從(cóng)這一(yī)年(nián)開(kāi)始，公司檔案室先後為(wèi)3000多(duō)位業(yè)主快速、準确地提供了多(duō)年(nián)前的購房合同及交款發票複印件(jiàn)，使他們順利辦理了産權證，同時，所有借出的檔案無一(yī)混亂或丢失，為(wèi)公司赢得了良好的信譽和口碑。

 　 使專業(yè)問題通(tōng)俗化，讓外行以最快時間熟練從(cóng)事(shì)檔案工(gōng)作；使檔案服務最優化，讓檔案查閱利用不再費(fèi)時費(fèi)力；使單位檔案專屬化，為(wèi)單位維權及保護知識産權解決後顧之憂——以上(shàng)的例證充分證明了這套“卷帙方位标識法”的強大功能(néng)。可以肯定地說，正是管理方式上(shàng)的“小(xiǎo)創新”，為(wèi)企業(yè)發展帶來了“大收獲”。

 　 俗話說，“不積跬步無以至之千裡(lǐ)”，任何事(shì)業(yè)的長(cháng)足發展都是由量變的積累再到(dào)質變的飛(fēi)躍，而創新則是整個(gè)過程中不竭的動力，誠如“卷帙方位标識法”的誕生(shēng)與應用，點滴創新讓工(gōng)作變得更加簡單便捷。

　                                        　原載于《中國(guó)檔案報(bào)》2010年(nián)11月(yuè)22日   總第2082期   第一(yī)版