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文檔數字化
一(yī)、前言
長(cháng)久以來，我們一(yī)直在采用櫃架式的資料存放(fàng)目錄本式的查詢檢索方法管理我們的文檔資料。這無疑會(huì)占用大量的庫房空間，而在查閱檔案時又(yòu)費(fèi)時費(fèi)力。即使現在有不少單位使用了計算(suàn)機(jī)管理也多(duō)數目錄級電(diàn)腦(nǎo)管理調檔，仍然要去庫房所以依然存在庫房壓力大、調卷不便、響應速度慢(màn)、原件(jiàn)易損等問題。
很顯然在信息化社會(huì)的今天， 随著(zhe)科學技(jì)術(shù)的不斷發展，特别是無紙(zhǐ)化辦公、電(diàn)子商務等應用技(jì)術(shù)的不斷普及，社會(huì)發展和各級政府對檔案的數字化建設提出了迫切的需求。上(shàng)述傳統的檔案管理方式，已經無法滿足社會(huì)企事(shì)業(yè)單位内各層次人員(yuán)對文檔資料的查詢調閱再利用等方面的要求。
各個(gè)事(shì)業(yè)單位成立多(duō)年(nián)來，在日常工(gōng)作和任務活動中形成了一(yī)系列紙(zhǐ)制檔案，紙(zhǐ)制檔案按内容可分為(wèi)文書檔案、科技(jì)檔案、财務檔案等。按存放(fàng)的載體可分為(wèi)：紙(zhǐ)質檔案；磁盤、光(guāng)盤、磁帶等電(diàn)子檔案；獎狀、獎牌、獎旗、獎杯等實物(wù)檔案；錄音(yīn)、錄像、照(zhào)片、底片等聲像檔案等。随著(zhe)信息化建設進程的不斷深入，傳統的檔案管理辦法已不能(néng)适應單位工(gōng)作發展的要求，需要進行數字化改造。
二、紙(zhǐ)制檔案數字化的重要意義
2000年(nián)12月(yuè)，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發的《全國(guó)檔案事(shì)業(yè)發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中。随著(zhe)社會(huì)信息化進程的加快，信息資源已經成為(wèi)人類社會(huì)活動和經濟活動的戰略資源，檔案的數字化建設也是順應潮流、适應時代發展的新舉措、新要求。
1、數字化是傳統檔案走向數字檔案的必經之路(lù)
傳統檔案是以紙(zhǐ)制文件(jiàn)為(wèi)主要載體的一(yī)種檔案保存方式。是目前檔案保存的主要方式，這種檔案的管理主要存在以下(xià)局限：
² 日常的檔案整理、保存、查閱工(gōng)作繁重，效率較低(dī)。
² 提檔與歸檔的工(gōng)作量巨大，既耗時又(yòu)費(fèi)力。無法滿足廣大民(mín)衆的需求、提高(gāo)窗(chuāng)口的服務效率和質量。
² 頻繁的調闊、複印原始資料，由于灰塵、濕度等影響， 會(huì)對檔案造成自(zì)然的損害；
² 人為(wèi)的污損、撕頁、篡改等，更會(huì)造成檔案嚴重磨損和丢失。
² 由于逐年(nián)遞增的紙(zhǐ)張檔榮．占用大量的庫房空間。
² 難以對檔案的實行統一(yī)的權限管理。
² 難以迅速的不同的檔案進行分類，并快速檢索到(dào)内部直至頁面的信息。
² 無法滿足多(duō)用戶同時共享檔案信息資源的需求。
目前，各事(shì)業(yè)單位保存的紙(zhǐ)制檔案信息形态也主要以紙(zhǐ)質、照(zhào)片等載體為(wèi)主要形式的傳統檔案存在，隻适應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工(gōng)管理和以點到(dào)點的傳播，即便是經過編研等初步加工(gōng)，編輯印發檔案資料，實現以點到(dào)面的傳播，其覆蓋面也還(hái)是太小(xiǎo)，很難達到(dào)社會(huì)化程度。檔案信息資源的經濟價值和社會(huì)價值也難以充分實現，更難适應當代“數字化生(shēng)存”的形勢。
隻有實現檔案數字化，才能(néng)沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從(cóng)封閉走向開(kāi)放(fàng)，從(cóng)檔案的保管和利用職能(néng)向信息采集、管理和服務職能(néng)轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為(wèi)社會(huì)提供高(gāo)效、優質的服務。
2、檔案數字化是形勢發展的需要。
檔案由原始的甲骨、竹箋、絲帛到(dào)紙(zhǐ)質，發展了幾千年(nián)，記錄下(xià)了中華文明和世界文明史。近年(nián)來，随著(zhe)辦公自(zì)動化即OA系統的廣泛使用，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光(guāng)盤所取代或更替，電(diàn)子檔案的出現給檔案管理提出了一(yī)個(gè)迫切需要解決的課題，那就(jiù)是電(diàn)子檔案的收集、保管、保護和利用。目前，大多(duō)數檔案的管理仍然停留在紙(zhǐ)質檔案的管理及較原始的檢索利用水(shuǐ)平上(shàng)，使得絕大部分電(diàn)子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電(diàn)子檔案已經被清洗、丢失。這是一(yī)個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。解決這一(yī)問題的途徑就(jiù)是檔案的數字化。
3、檔案數字化是社會(huì)的強烈需求。
當今社會(huì)處處離不開(kāi)檔案。商業(yè)投資者需要對當地的整體情況有個(gè)全面的了解，才敢于投資；關系民(mín)生(shēng)的重大決策需要大量的信息做參考；職能(néng)部門(mén)的工(gōng)作比如城(chéng)市(shì)規劃，電(diàn)視、電(diàn)力、燃氣、自(zì)來水(shuǐ)管道的鋪設等等，這些都需要大量的準确的資料做依據，而這些隻有檔案才是最全、最新、最直接和最方便的一(yī)個(gè)查考對象，這都迫使檔案部門(mén)必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多(duō)功能(néng)的服務措施，使館藏的檔案信息能(néng)及時、方便地提供給各方面的需求者。紙(zhǐ)制檔案包含科技(jì)檔案、文書檔案、财務檔案等，内含大量的重要信息，随著(zhe)信息化建設的需要，各種檔案利用的需求也在不斷增加。
4、檔案數字化能(néng)有效地保護檔案原件(jiàn)。
1、數字化電(diàn)子檔案能(néng)夠代替原件(jiàn)使用，保護檔案原件(jiàn)，避免因頻繁的整理、調閱對原件(jiàn)造成的損壞，同時可以對原始檔案進行永久性真空密封保存，更好的保護檔案原件(jiàn)。
2、數字化副本異地保存，輸出縮微膠片或UDO光(guāng)盤供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下(xià)不緻于遭到(dào)毀滅性的破壞。
3、恢複檔案材料模糊褪變的字迹及對污損殘缺照(zhào)片檔案的修複。
5、檔案數字化能(néng)改善檔案的利用方式。
1、不再受“孤本”的限制，一(yī)份文件(jiàn)可以同時提供給所有需要它的人共享。
2、數字影像文件(jiàn)可以通(tōng)過計算(suàn)機(jī)局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為(wèi)可能(néng)。擴大了檔案的利用空間，讓更多(duō)的人們來了解檔案，利用檔案。
3、“時間”不再是限制，利用者可以随時使用自(zì)己需要的文件(jiàn)。檔案數字化以後，将已開(kāi)放(fàng)的檔案上(shàng)網，這樣所有利用者就(jiù)可以在任何時間上(shàng)網利用檔案信息資源。
三、檔案數字化含義和原理
檔案數字化是指利用高(gāo)速掃描儀技(jì)術(shù)、OCR技(jì)術(shù)、數字攝影（錄音(yīn)、錄像）技(jì)術(shù)、數據庫技(jì)術(shù)、多(duō)媒體技(jì)術(shù)、存儲技(jì)術(shù)等高(gāo)新技(jì)術(shù)把各種載體的檔案資源轉化為(wèi)數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相(xiàng)聯結，利用計算(suàn)機(jī)系統進行管理，形成一(yī)個(gè)有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成内容。
數字檔案是傳統檔案的延伸，是傳統檔案利用現代信息技(jì)術(shù)獲得自(zì)身發展的産物(wù)，檔案機(jī)構通(tōng)過檔案數字化，形成一(yī)個(gè)電(diàn)子化信息的倉儲，用戶通(tōng)過網絡可方便地訪問，以獲得這些信息。也就(jiù)是說，檔案數字化就(jiù)是實施檔案的數字化存儲、管理與維護，以及提供數字檔案信息的網絡傳輸和利用服務。
整體的整體内容包含：
檔案的整理、掃描、影像處理、數據歸檔、影像質檢、影像總檢、數據刻錄、數據挂接、數據存儲、數據分析利用等一(yī)系列工(gōng)作。
四、掃描儀在文檔數字化中的作用
掃描儀與數碼相(xiàng)機(jī)一(yī)樣,是計算(suàn)機(jī)的外部輸入設備.它能(néng)将各種圖像信息(如圖片、照(zhào)片、透明幻燈片和文字資料等)通(tōng)過掃描儀掃描後轉變成數字信号,并輸入計算(suàn)機(jī).再通(tōng)過計算(suàn)機(jī)完成對圖像和文字信息的處理、管理、存貯和輸出等。
掃描儀是一(yī)種捕獲影像的裝置，可将影像轉換為(wèi)計算(suàn)機(jī)可以顯示、編輯、儲存和輸出的數字格式。掃描儀的應用範圍很廣泛，例如将美術(shù)圖形和照(zhào)片掃描結合到(dào)文件(jiàn)中；将印刷文字掃描輸入到(dào)文字處理軟件(jiàn)中，避免再重新打字；将傳真文件(jiàn)掃描輸入到(dào)數據庫軟件(jiàn)或文字處理軟件(jiàn)中儲存；以及在多(duō)媒體中加入影像等等。
作為(wèi)一(yī)種光(guāng)機(jī)電(diàn)一(yī)體化的電(diàn)腦(nǎo)外設産品，掃描儀是繼鼠标和鍵盤之後的第三大計算(suàn)機(jī)輸入設備，它可将影像轉換為(wèi)計算(suàn)機(jī)可以顯示、編輯、儲存和輸出的數字格式，是功能(néng)很強的一(yī)種輸入設備。
掃描儀的基本原理是通(tōng)過傳動裝置驅動掃描組件(jiàn)，将各類文檔、相(xiàng)片、幻燈片、底片等稿件(jiàn)經過一(yī)系列的光(guāng)、電(diàn)轉換，最終形成計算(suàn)機(jī)能(néng)識别的數字信号，再由控制掃描儀操作的掃描軟件(jiàn)讀(dú)出這些數據，并重新組成數字化的圖像文件(jiàn)，供計算(suàn)機(jī)存儲、顯示、修改、完善，以滿足人們各種形式的需要。
目前，掃描儀作為(wèi)計算(suàn)機(jī)的重要外部設備，已被廣泛應用于報(bào)紙(zhǐ)、書刊、出版印刷、廣告設計、工(gōng)程技(jì)術(shù)、金融業(yè)務等領域之中。它以獨到(dào)的功能(néng)，不僅能(néng)迅速實現大量的文字錄入、計算(suàn)機(jī)輔助設計、文檔制作、圖文數據庫管理，而且能(néng)逼真、實時地錄入各種圖像，特别是在網絡和多(duō)媒體技(jì)術(shù)迅速發展的今天，掃描儀更能(néng)有效地應用于傳真（配Fax/Modem卡）、複印（配打印機(jī)）、電(diàn)子郵件(jiàn)等工(gōng)作。依靠其他軟件(jiàn)的支持，掃描儀還(hái)能(néng)夠用于制作電(diàn)子相(xiàng)冊、請柬、挂曆等許多(duō)個(gè)性鮮明和充滿樂趣的作品。通(tōng)過掃描儀，計算(suàn)機(jī)實現了“定量”分析與處理“五彩缤紛”世界的願望，所以有人将掃描儀譽為(wèi)計算(suàn)機(jī)的“眼睛”。 |
