之所以說電(diàn)子文件(jiàn)的産生(shēng)是人類記錄史上(shàng)的一(yī)次革命，是因為(wèi)它與以往記錄方式、記錄載體的變化相(xiàng)比有著(zhe)更深刻、更廣泛、更具實質性的含義和意義。曆史上(shàng)每一(yī)種新的記錄形式産生(shēng)後，都與此前存在的記錄形式有一(yī)個(gè)共存共用的階段，逐漸取而代之，但通(tōng)常沒有為(wèi)同一(yī)份文件(jiàn)制作兩種對應版本的必要。而電(diàn)子文件(jiàn)與它的早一(yī)代文件(jiàn)—紙(zhǐ)質文件(jiàn)的關系卻要複雜(zá)得多(duō)，二者之間的共存、互動與消長(cháng)構成了信息時代人類記錄方式的動态圖像。

    一(yī)、電(diàn)子文件(jiàn)與紙(zhǐ)質文件(jiàn)的共存狀态

    從(cóng)電(diàn)子文件(jiàn)誕生(shēng)開(kāi)始，在相(xiàng)當長(cháng)的時間裡(lǐ)将會(huì)與紙(zhǐ)質文件(jiàn)共存于世，它們的共存狀态及其原因複雜(zá)多(duō)樣，大體上(shàng)可以歸結為(wèi)以下(xià)兩類情形：

    第一(yī)類是先有紙(zhǐ)質文件(jiàn)，之後根據存儲、利用等方面的需要形成相(xiàng)應的電(diàn)子版本，這就(jiù)是紙(zhǐ)質文件(jiàn)的數字化過程。紙(zhǐ)質文件(jiàn)的數字化通(tōng)常有兩個(gè)時間點：一(yī)是單位收到(dào)外來文件(jiàn)後立即實施數字化，使文件(jiàn)在現行期即有紙(zhǐ)質和電(diàn)子兩種版本；二是對已經歸檔的紙(zhǐ)質檔案實施數字化，文件(jiàn)到(dào)了非現行期才有兩種版本。

    第二類是在業(yè)務活動中用計算(suàn)機(jī)直接生(shēng)成電(diàn)子文件(jiàn)，但出于對文件(jiàn)證據要求或長(cháng)久可讀(dú)的考慮，又(yòu)将電(diàn)子文件(jiàn)轉換成紙(zhǐ)質文件(jiàn)。這種轉換也有兩個(gè)時間點：一(yī)是在計算(suàn)機(jī)系統中完成文件(jiàn)制作，或經由網絡(電(diàn)子郵件(jiàn)系統、電(diàn)子公文傳輸系統等)傳輸的電(diàn)子文件(jiàn)接收後，以紙(zhǐ)質文件(jiàn)形式輸出生(shēng)效，從(cóng)而使文件(jiàn)在現行期即有兩種版本；二是在歸檔時或歸檔後為(wèi)電(diàn)子文件(jiàn)制作硬拷貝(紙(zhǐ)質文件(jiàn)或縮微件(jiàn))。在這種情況下(xià)，文件(jiàn)到(dào)了半現行或非現行期才有兩種版本。

    根據上(shàng)述情況，我們可以把紙(zhǐ)質文件(jiàn)與電(diàn)子文件(jiàn)的共存狀态歸結為(wèi)“雙套制”和“雙軌制”兩種類型。

    所謂雙套制，是指文件(jiàn)歸檔後二者的共存，亦稱為(wèi)“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電(diàn)子文件(jiàn)制作紙(zhǐ)質拷貝；也可以是對紙(zhǐ)質文件(jiàn)進行數字化。雙套歸檔可使同一(yī)份文件(jiàn)的電(diàn)子版本和紙(zhǐ)質版本共同處于存儲和可利用狀态。

    所謂雙軌制，是指在文件(jiàn)生(shēng)成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件(jiàn)同步随業(yè)務流程運轉。實行雙軌制的機(jī)構在文件(jiàn)(包括收文、發文和内部文件(jiàn))進入運轉程序時就(jiù)形成電(diàn)子和紙(zhǐ)質兩種版本，業(yè)務人員(yuán)要對同樣内容的兩種文件(jiàn)進行重複或部分重複辦理。當然在辦理結束後，雙軌制大多(duō)導緻雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通(tōng)常包含了雙套制。

    無論是雙套制還(hái)是雙軌制，都是以電(diàn)子文件(jiàn)和紙(zhǐ)質文件(jiàn)的相(xiàng)互對應為(wèi)前提的，其中電(diàn)子文件(jiàn)的技(jì)術(shù)屬性并無本質差别。但是，兩種共存狀态下(xià)電(diàn)子文件(jiàn)的社會(huì)屬性和功能(néng)卻有所不同：雙套制是後端共存，電(diàn)子文件(jiàn)不是“原生(shēng)文件(jiàn)”，沒有經過運行和處理，沒有在現行期發生(shēng)效力，沒有相(xiàng)應的元數據，基本上(shàng)可以看(kàn)作是紙(zhǐ)質文件(jiàn)的數字化副本，它的“文件(jiàn)”屬性和證據力是不完整的，甚至有人認為(wèi)它算(suàn)不上(shàng)“電(diàn)子文件(jiàn)”。而雙軌制是全程共存，電(diàn)子文件(jiàn)也是“原始文本”，生(shēng)成時即具有效力，參與相(xiàng)關的事(shì)務處理，如果管理完善，可以有全面的元數據，是完整意義上(shàng)的電(diàn)子文件(jiàn)。

    二、電(diàn)子文件(jiàn)與紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理的互動

    在電(diàn)子文件(jiàn)與紙(zhǐ)質文件(jiàn)的共存狀态下(xià)，必然要對這兩種文件(jiàn)分别加以管理，這就(jiù)形成了兩種管理系統的共存。共生(shēng)于一(yī)個(gè)機(jī)構中的兩個(gè)文件(jiàn)管理系統不斷磨合著(zhe)相(xiàng)互之間的關系，它們既各自(zì)獨立，各自(zì)發展，又(yòu)互相(xiàng)依存，互相(xiàng)影響，随時調整著(zhe)各自(zì)的角色與特點，承擔著(zhe)共同的和各自(zì)分擔的責任。在這種關系中最富于積極意義的是二者之間的互相(xiàng)影響，兩個(gè)管理系統都在這種影響之下(xià)改造自(zì)身功能(néng)，提高(gāo)自(zì)身效率。

    (一(yī))電(diàn)子文件(jiàn)管理推動紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理改革

    自(zì)從(cóng)在文件(jiàn)和檔案領域實行計算(suàn)機(jī)輔助管理以來，紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理的方法就(jiù)開(kāi)始發生(shēng)變化，電(diàn)子文件(jiàn)的管理對紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理的影響更大、更深，從(cóng)而引發的變化也更多(duō)、更明顯。其中實行雙軌制比起實行雙套制機(jī)構變化的程度又(yòu)有進展。盡管各機(jī)構的具體情況不盡相(xiàng)同，但還(hái)是有許多(duō)共同的表現，這種變化主要反映在以下(xià)兩個(gè)方面：

    一(yī)是推動了文檔一(yī)體化的實質性進程。檔案管理提前介入文件(jiàn)運動的思想早已有之，但由于體制、制度等方面的原因，文檔一(yī)體化的程度一(yī)直不高(gāo)，僅限于一(yī)些局部措施，電(diàn)子文件(jiàn)管理對前端控制的要求是實質性、甚至是強制性的，理想的解決方案是由一(yī)個(gè)系統統管全程。即使尚未建立統一(yī)的電(diàn)子文件(jiàn)管理系統的機(jī)構，也在現有系統中強化了前端控制，将文件(jiàn)階段、檔案階段的管理任務統籌安排，将可能(néng)在文件(jiàn)生(shēng)成初期完成的工(gōng)作盡量提前。由電(diàn)子文件(jiàn)推動的這種一(yī)體化很快帶動了紙(zhǐ)質文件(jiàn)，在文件(jiàn)—檔案全程範圍内進行的流程變革使文檔一(yī)體化進入了新階段。

    紙(zhǐ)質文件(jiàn)的歸檔提前是一(yī)個(gè)具有關鍵意義的變革。目前開(kāi)展電(diàn)子文件(jiàn)管理，特别是實行雙軌運行的單位大多(duō)實行辦理完畢實時歸檔。由于電(diàn)子文件(jiàn)歸檔後不影響文件(jiàn)形成部門(mén)的使用，其他部門(mén)也可以直接在網上(shàng)調用，無須到(dào)辦文部門(mén)來查閱，所以，文件(jiàn)形成部門(mén)沒有必要把相(xiàng)應的紙(zhǐ)質文件(jiàn)留在辦公室裡(lǐ)，轉而采取随辦随歸檔的做法。這樣一(yī)來，紙(zhǐ)質文件(jiàn)和電(diàn)子文件(jiàn)的歸檔幾乎是同步進行的。紙(zhǐ)質文件(jiàn)的随時歸檔不僅減輕了機(jī)構内各部門(mén)保管文件(jiàn)的壓力，也減少了個(gè)人存放(fàng)文件(jiàn)保管不善等問題，提高(gāo)了歸檔齊全率。

    提前歸檔使檔案部門(mén)控制機(jī)構文件(jiàn)信息資源的起點明顯前移。由于文件(jiàn)在辦文部門(mén)幾乎沒有停留，歸檔之時不少文件(jiàn)還(hái)與現行事(shì)務具有密切的關聯，機(jī)構内部的查閱還(hái)比較頻繁。因此，業(yè)務部門(mén)需要更多(duō)地與檔案部門(mén)打交道，檔案部門(mén)需要更清楚地了解文件(jiàn)的現行價值以及運轉過程。這就(jiù)使得檔案部門(mén)的介入時機(jī)超前于歸檔，自(zì)然而然向文件(jiàn)生(shēng)命周期的起點延伸。

    與歸檔提前同時發生(shēng)的還(hái)有鑒定、著錄等工(gōng)作的提前。按道理，同一(yī)份文件(jiàn)的電(diàn)子版本和紙(zhǐ)質版本應該具有相(xiàng)同的保管期限，對共同需要的著錄項也應該形成相(xiàng)同的著錄内容，因此，有些機(jī)構開(kāi)始探索兩套文件(jiàn)鑒定和著錄等工(gōng)作的并軌，并必然選擇向電(diàn)子文件(jiàn)靠攏。這就(jiù)導緻了鑒定和著錄等工(gōng)作的提前以及自(zì)動化程度的提高(gāo)。①在文件(jiàn)生(shēng)成時進行的鑒定和著錄會(huì)有不确定、不完整等問題，需要随文件(jiàn)的流轉而補充和确認，從(cóng)而使這些工(gōng)作從(cóng)一(yī)次完成變成了分段完成。為(wèi)了保證分段實施中的順暢銜接，必須以文件(jiàn)—檔案全程為(wèi)一(yī)體進行管理。

    二是檔案實體管理的簡化，尤其表現在整理方面。過去對紙(zhǐ)質文件(jiàn)整理需要通(tōng)過實體系統固定文件(jiàn)之間的有機(jī)聯系，建立檔案實體的科學秩序，并支持檔案檢索的有效實現。電(diàn)子文件(jiàn)管理之所以導緻紙(zhǐ)質檔案實體整理的簡化，一(yī)方面是因為(wèi)快速度、多(duō)途徑的全文檢索功能(néng)，以及随時随處的網上(shàng)利用，多(duō)用戶同時利用的便利讓用戶更加樂于利用電(diàn)子文件(jiàn)；另一(yī)方面，電(diàn)子文件(jiàn)管理可以根據需要建立文件(jiàn)之間的多(duō)維聯系，隻要在檢索軟件(jiàn)中标明紙(zhǐ)質文件(jiàn)(檔案)的存放(fàng)位置，便可以非常方便地查找到(dào)對應的紙(zhǐ)質文件(jiàn)。這樣一(yī)來，對紙(zhǐ)質檔案實體秩序的要求就(jiù)降低(dī)了，隻要排列有序，位置明确，就(jiù)可以借助電(diàn)子文件(jiàn)檢索功能(néng)實現紙(zhǐ)質檔案的快捷查詢。立卷的簡化帶動了相(xiàng)關工(gōng)作的簡化，如排架方法、檔案統計、手工(gōng)檢索工(gōng)具編制等，檔案部門(mén)可以從(cóng)繁重的整理業(yè)務中解脫出來，更多(duō)地關注檔案信息資源的建設、開(kāi)發與服務。

    (二)紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理促進電(diàn)子文件(jiàn)管理的完善

    與紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理相(xiàng)比，人類管理電(diàn)子文件(jiàn)的經驗要少得多(duō)。盡管電(diàn)子文件(jiàn)與紙(zhǐ)質文件(jiàn)有許多(duō)不同之處，但畢竟那是社會(huì)活動的記錄，其管理目标基本一(yī)緻，在管理内容和方法上(shàng)也應該有很多(duō)共通(tōng)之處。電(diàn)子文件(jiàn)管理面臨的最大挑戰是如何建立公衆的信任，到(dào)目前為(wèi)止，突破的思路(lù)主要集中在兩條路(lù)線上(shàng)：技(jì)術(shù)和管理。技(jì)術(shù)措施自(zì)不必說，加強管理的一(yī)些思路(lù)是從(cóng)紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理的經驗中汲取而來的。

    來源原則是電(diàn)子文件(jiàn)管理從(cóng)紙(zhǐ)質檔案管理中獲取的最有價值的生(shēng)命之核。在計算(suàn)機(jī)進入檔案管理之初，一(yī)些技(jì)術(shù)專家和業(yè)内人士曾認為(wèi)計算(suàn)機(jī)高(gāo)速運算(suàn)所構成的強大邏輯力量可以取代來源的作用，但經過一(yī)段時間理論與實踐的互動，各國(guó)檔案工(gōng)作者再次就(jiù)來源原則的重要地位達成共識。大家認識到(dào)，對于電(diàn)子文件(jiàn)而言，來源原則仍然可以奉為(wèi)圭臯，區别僅僅在于從(cóng)主要指導檔案實體單元的組織，轉變為(wèi)指導對電(diàn)子文件(jiàn)生(shēng)成背景的理解、揭示和維護，用來源的真實性證實電(diàn)子文件(jiàn)内容的真實性。

    僅從(cóng)技(jì)術(shù)而言，對紙(zhǐ)質文件(jiàn)的僞造、篡改也并非不可實現。實際上(shàng)，人們對紙(zhǐ)質文件(jiàn)、檔案的信任更多(duō)是來自(zì)對其整個(gè)運轉、保管過程安全性的默認。這個(gè)過程建立在文件(jiàn)形成與保管規律的基礎上(shàng)，經過長(cháng)期的運行和各種複雜(zá)情況的檢驗而日漸嚴謹與完善，其中蘊涵的科學性對于電(diàn)子文件(jiàn)也具有應用或借鑒價值。例如，旨在攻克電(diàn)子文件(jiàn)長(cháng)久真實性難題的加拿大哥倫比亞大學UBC項目和InterPARES國(guó)際合作項目均采用了“古文書學”的方法，對文件(jiàn)的構成要素進行分析、解讀(dú)和評價，并通(tōng)過記錄和管理其中有意義的要素來确認電(diàn)子文件(jiàn)的真實性。這種方法是從(cóng)傳統檔案鑒定和管理中得到(dào)的啓示，項目主持人杜蘭蒂教授認為(wèi)這是“古文書學：老樹開(kāi)新花”。②此外，電(diàn)子文件(jiàn)的許多(duō)管理方法，如價值鑒定、著錄标引、信息編研與開(kāi)發等都從(cóng)紙(zhǐ)質文件(jiàn)、檔案的管理中繼承了有益的經驗。

    可見(jiàn)，電(diàn)子文件(jiàn)與紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理的共存并不是消極、被動的，二者在互相(xiàng)學習、互相(xiàng)借鑒中互為(wèi)條件(jiàn)、互補長(cháng)短。在這些相(xiàng)互影響和作用中，各自(zì)經曆著(zhe)改造與被改造，同化與被同化以及調整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能(néng)替代中動态确定著(zhe)共存狀态和形式，并逐漸融合為(wèi)一(yī)套綜合管理機(jī)構各類載體文件(jiàn)的管理方法和管理系統。

    三、電(diàn)子文件(jiàn)與紙(zhǐ)質文件(jiàn)的關系趨向

    可以預計，電(diàn)子文件(jiàn)與紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理共存的二元格局将會(huì)持續相(xiàng)當長(cháng)時間，因為(wèi)從(cóng)總體來說，功能(néng)的完全替代很難，也并非必須，“無紙(zhǐ)化”必然經曆一(yī)個(gè)漫長(cháng)的漸進過程。隻要電(diàn)子文件(jiàn)的安全性沒有得到(dào)完全保證，人們就(jiù)需要以紙(zhǐ)質文件(jiàn)形式生(shēng)效或将紙(zhǐ)質副本作為(wèi)重要的備份加以保存。例如美國(guó)國(guó)家檔案館43000多(duō)份電(diàn)子郵件(jiàn)因管理不善而丢失後，首先采取的防範措施就(jiù)是将重要郵件(jiàn)打印出來形成硬拷貝。③隻要還(hái)有人使用紙(zhǐ)和筆，就(jiù)會(huì)有以紙(zhǐ)介質形成的社會(huì)活動記錄，如特定環境(包括書寫條件(jiàn)、閱讀(dú)條件(jiàn)和傳遞條件(jiàn)等)下(xià)的手稿、手書記錄、批語、書畫(huà)作品等幾乎不可能(néng)消失，這其中不僅有技(jì)術(shù)問題，還(hái)有習慣、文化等諸多(duō)因素。

    但是，共存的态勢将持續地處于變化之中，主要表現在雙方的數量、功能(néng)方面。大的趨向是紙(zhǐ)質文件(jiàn)與電(diàn)子文件(jiàn)的此消彼長(cháng)，從(cóng)以紙(zhǐ)質文件(jiàn)為(wèi)主到(dào)基本對稱再到(dào)以電(diàn)子文件(jiàn)為(wèi)主，将會(huì)形成方向相(xiàng)反的兩條弧形曲線。理由主要有以下(xià)兩方面：

    一(yī)是計算(suàn)機(jī)和網絡的廣泛應用，信息化戰略的全面實施，使電(diàn)子文件(jiàn)越來越多(duō)地成為(wèi)文件(jiàn)生(shēng)成的最初形态，電(diàn)子文件(jiàn)流程與信息化平台上(shàng)業(yè)務流程的契合使之成為(wèi)辦公、設計、貿易、交往的必要工(gōng)具；信息形态的多(duō)樣性、極強的可操作性和傳遞的高(gāo)速便捷，使機(jī)構和員(yuán)工(gōng)更願意生(shēng)成和使用電(diàn)子文件(jiàn)；電(diàn)子政務、電(diàn)子商務的普及使越來越多(duō)的文件(jiàn)必須通(tōng)過網絡傳遞；數字簽名、用戶認證、信息認證、防範攻擊等技(jì)術(shù)的進步，使人們增強了對電(diàn)子文件(jiàn)的信心；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電(diàn)子文件(jiàn)的增長(cháng)和功能(néng)提高(gāo)提供了條件(jiàn)。

    二是某些電(diàn)子文件(jiàn)無法或難以轉化為(wèi)紙(zhǐ)質文件(jiàn)。或是因為(wèi)其信息海量紙(zhǐ)張難以承載，如實時勘測的各種數據；或是因為(wèi)信息形态無法以紙(zhǐ)張載入，如聲音(yīn)、三維圖像等；或是因為(wèi)文件(jiàn)的結構複雜(zá)，包含動态鏈接，嵌套關系等，無法記錄于平面紙(zhǐ)張，如大型數據庫、多(duō)媒體文件(jiàn)、超文本文件(jiàn)等。随著(zhe)信息技(jì)術(shù)的進步和社會(huì)信息化進程，這種隻能(néng)以數字形态生(shēng)存的文件(jiàn)的種類和數量會(huì)越來越多(duō)，其複雜(zá)程度也日益加深。人們大量創建和使用此類文件(jiàn)主要是需要或喜愛它們的功能(néng)，大多(duō)數情況下(xià)并不顧及它們是否可以制作硬拷貝用以“保真”。

    上(shàng)述兩種情況都不可避免地改變電(diàn)子文件(jiàn)和紙(zhǐ)質文件(jiàn)的數量和功能(néng)對比。前一(yī)種情況還(hái)有實行雙套制、雙軌制的可能(néng)，但電(diàn)子文件(jiàn)将在量的積累中逐步引發質變，占據主導地位；後一(yī)種情況中的電(diàn)子文件(jiàn)已不可能(néng)有紙(zhǐ)質文件(jiàn)相(xiàng)伴，必須尋找一(yī)條能(néng)夠獨立生(shēng)存、獨立承擔社會(huì)責任并證明自(zì)己的道路(lù)。

    受電(diàn)子文件(jiàn)和紙(zhǐ)質文件(jiàn)不均衡發展的影響，兩種文件(jiàn)管理的互動也是不對等的。紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理在電(diàn)子文件(jiàn)管理的影響下(xià)逐漸“瘦身”，而電(diàn)子文件(jiàn)管理則在紙(zhǐ)質文件(jiàn)管理經驗和信息技(jì)術(shù)的支持下(xià)日漸豐滿。文件(jiàn)本身的變化是一(yī)種不可抗拒的客觀存在，文件(jiàn)管理的變化則是文件(jiàn)、檔案工(gōng)作者的主動應對。這是曆史上(shàng)文件(jiàn)管理最為(wèi)複雜(zá)的時期，兩種文件(jiàn)的共存和互動給我們帶來無數的難題、挑戰和機(jī)遇。對于職業(yè)文件(jiàn)、檔案管理人來說，全面、科學的文件(jiàn)管理戰略比任何時候都顯得重要：一(yī)方面，因勢利導，以積極的文件(jiàn)管理政策進軍電(diàn)子文件(jiàn)管理領域，從(cóng)管理制度、方法、技(jì)術(shù)層面幫助電(diàn)子文件(jiàn)建立威信，以至于建立法律地位；另一(yī)方面，穩紮穩打，堅守“社會(huì)記憶保護者”的職責，在沒有充分把握保障電(diàn)子文件(jiàn)長(cháng)久真實性時，不輕言放(fàng)棄紙(zhǐ)質文件(jiàn)陣地，充分、有效、巧妙地利用兩種文件(jiàn)的特點實現管理優勢互補，有利于我們在文件(jiàn)、檔案管理的重大變革時期最大限度地把握主動。 (摘自(zì)杭州檔案信息網   作者：中國(guó)人民(mín)大學 馮惠玲）