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蘇州市(shì)滄浪區人民(mín)檢察院 吳炯
在電(diàn)腦(nǎo)愈來愈普及的今天，更多(duō)的公文将會(huì)以電(diàn)子文件(jiàn)的形式産生(shēng)和存儲。因此，今後機(jī)關、企事(shì)業(yè)單位等部門(mén)将會(huì)更多(duō)地以電(diàn)子文件(jiàn)的形式作為(wèi)公文流轉的主體對象。
目前在我國(guó)，辦公自(zì)動化尚未完全社會(huì)化，在相(xiàng)當長(cháng)的一(yī)個(gè)階段，電(diàn)子文件(jiàn)和紙(zhǐ)質文件(jiàn)将長(cháng)期并存，在文件(jiàn)材料的歸檔上(shàng)相(xiàng)互制約，相(xiàng)互影響，使幾十年(nián)來我國(guó)傳統的文件(jiàn)立卷歸檔的理論與實踐受到(dào)了巨大沖擊。
今後機(jī)關、企事(shì)業(yè)單位等行文部門(mén)将會(huì)更多(duō)地以電(diàn)子文件(jiàn)的形式作為(wèi)公文流轉的主體對象。所以，新的形勢要求我們檔案工(gōng)作者不斷探索立卷歸檔的新思路(lù)、新方法。
一(yī)、電(diàn)子文件(jiàn)的立卷歸檔
開(kāi)展電(diàn)子文件(jiàn)立卷歸檔工(gōng)作必須要有一(yī)支專業(yè)化的隊伍，由于大多(duō)數計算(suàn)機(jī)與信息管理人員(yuán)對檔案工(gōng)作較為(wèi)陌生(shēng)，而不少檔案工(gōng)作者對計算(suàn)機(jī)技(jì)術(shù)掌握尚不完全，目前的立卷隊伍還(hái)不适應工(gōng)作發展的需要，必須通(tōng)過組織業(yè)務學習和技(jì)術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自(zì)動化的基本知識和技(jì)能(néng)，擔負起電(diàn)子文件(jiàn)歸檔工(gōng)作的重任。
首先，在文件(jiàn)材料的收集整理時，要轉變傳統觀念，在辦公自(zì)動化條件(jiàn)下(xià)，對公文實行電(diàn)子信息處理，随著(zhe)每年(nián)數據的更新，過期數據應由各業(yè)務部門(mén)按檔案室的統一(yī)要求，進行鑒定，編目整理，移交給檔案部門(mén)保存，定期歸檔。電(diàn)子文件(jiàn)的歸檔一(yī)般可在年(nián)度或任務完成後，進行歸檔，并根據電(diàn)子文件(jiàn)的技(jì)術(shù)環境條件(jiàn)，存貯介質的質量、壽命等情況，一(yī)般以不超過2-3個(gè)月(yuè)。
其次，要對收集到(dào)的電(diàn)子文件(jiàn)進行分類編目。一(yī)個(gè)單位的電(diàn)子文件(jiàn)類别是多(duō)種多(duō)樣的，要對這些電(diàn)子文件(jiàn)進行分門(mén)别類地管理，就(jiù)必須進行科學的分類。要按門(mén)類劃分要求，結合本單位的專業(yè)和電(diàn)子文件(jiàn)内容制定分類編号方案，按照(zhào)分類編号方案的規定對電(diàn)子文件(jiàn)進行劃分，并給每份電(diàn)子文件(jiàn)一(yī)個(gè)固定的唯一(yī)的号碼，從(cóng)而使全部電(diàn)子文件(jiàn)成為(wèi)一(yī)個(gè)有機(jī)的整體。目前，電(diàn)子文件(jiàn)、紙(zhǐ)質文件(jiàn)轉化為(wèi)檔案一(yī)般采取“雙軌制”，即紙(zhǐ)介質與磁、光(guāng)介質兩種文件(jiàn)一(yī)起歸檔，形成内容相(xiàng)同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法。檔案部門(mén)應在每一(yī)卷紙(zhǐ)質檔案的備考表或卷内目錄“備注”項中注明相(xiàng)應的電(diàn)子文件(jiàn)的編碼及存址，同時，在電(diàn)子文件(jiàn)歸檔目錄“備注”項中注明相(xiàng)應的紙(zhǐ)質文件(jiàn)的檔号及存址，以便利用時參照(zhào)互補。
最後，要将分類編目完畢的電(diàn)子文件(jiàn)固定上(shàng)架保存。檔案人員(yuán)将應歸檔的經過整理的電(diàn)子文件(jiàn)存入磁盤或光(guāng)盤。并采用數據壓縮工(gōng)具對應歸檔電(diàn)子文件(jiàn)進行壓縮，但采用壓縮工(gōng)具的過程必須統一(yī)、規範。然後将确定要歸檔的電(diàn)子文件(jiàn)進行一(yī)次備份操作，檔案室保存的電(diàn)子文件(jiàn)一(yī)般拷貝二套，保存一(yī)套，借閱一(yī)套。這樣可以大大提高(gāo)安全性和可行性。最後可将這些磁盤和光(guāng)盤裝入專門(mén)的裝具中，再進行統一(yī)編号，并利用檔案管理軟件(jiàn)制作目錄，以便檢索查詢。
二、電(diàn)子檔案的保管儲藏
由于電(diàn)子檔案的載體為(wèi)磁盤、磁帶、光(guāng)盤等，這些介質抵抗外界不利因素的能(néng)力都比較差，往往因為(wèi)保存不善會(huì)造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，随著(zhe)時間的推移，其存儲的信息也會(huì)出問題。電(diàn)子文件(jiàn)極易被抹掉，在電(diàn)子計算(suàn)機(jī)上(shàng)操作如果違反了操作程序或者不注意按錯(cuò)了鍵鈕，就(jiù)會(huì)造成文件(jiàn)的破壞或被全部抹掉。所以檔案工(gōng)作者必須對電(diàn)子檔案載體使用專門(mén)的裝具和進行有效的檢測與維護。
首先，電(diàn)子檔案應當存放(fàng)在具有防磁性能(néng)的裝具中，以保證磁盤、光(guāng)盤的穩定性。由于電(diàn)子文件(jiàn)載體與傳統紙(zhǐ)質載體有明顯區别，其存放(fàng)環境和防護設備除調溫、調濕、防水(shuǐ)、防盜、防光(guāng)、防蟲、防塵、防鼠、防雷電(diàn)等外，還(hái)應具備防磨損、防強震、防病毒等措施。
其次，必須對電(diàn)子檔案進行定期檢測和拷貝，以确保電(diàn)子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年(nián)一(yī)次，采用等距抽樣或随機(jī)抽樣的方式進行。首先進行外觀檢查，确認載體表面是否有損壞或變形，外表塗層是否清潔及有無黴斑出現等。然後進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件(jiàn)對載體上(shàng)的信息進行讀(dú)寫校驗。通(tōng)過檢測發現有出錯(cuò)的載體，須進行有效的修正或更新。對電(diàn)子檔案要進行定期拷貝，并将原件(jiàn)與拷貝件(jiàn)同時保存一(yī)段時間，以确保檔案的安全性。對于電(diàn)子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，要對檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生(shēng)人為(wèi)的誤操作或不必要的重複勞動。
對電(diàn)子檔案的有效保存與維護，是一(yī)項極其重要而複雜(zá)的工(gōng)作。因而，在對電(diàn)子檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技(jì)術(shù)、人員(yuán)及電(diàn)子檔案的特點等綜合條件(jiàn)，來制定技(jì)術(shù)方案和工(gōng)作模式，并采取有效措施，以确保電(diàn)子檔案的安全可靠，能(néng)夠永久地處于可準确提供利用的狀态，使其在社會(huì)生(shēng)活中發揮更大的作用。
三、電(diàn)子檔案的開(kāi)發利用
電(diàn)子檔案具有可重複使用的特點，允許若幹個(gè)查詢者同步利用一(yī)份電(diàn)子文件(jiàn)，同紙(zhǐ)質文件(jiàn)比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高(gāo)。但電(diàn)子文件(jiàn)隻有實現網絡化，才能(néng)發揮出真正的優越性。
1、電(diàn)子檔案提供利用的方法。對檔案部門(mén)來說，電(diàn)子檔案提供利用，一(yī)般有三種方法：即提供拷貝；通(tōng)信傳輸；直接利用。
（1）提供拷貝，檔案部門(mén)可将檔案備份向利用者提供，并将文件(jiàn)轉換成通(tōng)用标準文檔存儲格式，由利用者自(zì)行解決恢複和顯示的軟硬件(jiàn)平台。當利用者不具備利用電(diàn)子文件(jiàn)的軟硬件(jiàn)平台時，也可以向這些用戶提供打印件(jiàn)或縮微品。
（2）通(tōng)信傳輸。即用網絡傳輸電(diàn)子檔案。這一(yī)方法适合于建立局域網的單位。檔案部門(mén)可将整理歸檔完畢的文件(jiàn)材料作為(wèi)共享信息，通(tōng)過網絡傳遞，提供給本單位的查閱者。還(hái)可利用檔案管理軟件(jiàn)，進行網上(shàng)借閱檔案，使閱檔者足不出戶就(jiù)能(néng)查看(kàn)到(dào)所需的文件(jiàn)材料，充分體現出網絡的快捷便利。
（3）直接利用。是利用檔案部門(mén)的電(diàn)腦(nǎo)，在檔案部門(mén)的數據庫上(shàng)直接查詢的一(yī)種方法。其特點是：可為(wèi)利用者提供技(jì)術(shù)支援；同通(tōng)信傳輸相(xiàng)比減少了大量的管理工(gōng)作；可以使更多(duō)的讀(dú)者同時利用同一(yī)份電(diàn)子檔案。這要求檔案員(yuán)注意平時的積累，不斷擴大數據庫中檔案的信息量，盡可能(néng)為(wèi)閱檔者提供豐富的檔案信息資源。
2、電(diàn)子檔案的利用管理。由于電(diàn)子檔案提供利用方式的多(duō)樣化與所依賴技(jì)術(shù)的多(duō)樣化，導緻利用工(gōng)作的複雜(zá)性。因此，加強電(diàn)子檔案的利用管理，就(jiù)顯得特别重要。利用管理的内涵很豐富，從(cóng)信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。
一(yī)是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能(néng)無原則地向所有利用者提供全部利用方式；
二是依據電(diàn)子檔案内容的密級層次，進行有效的管理。一(yī)般情況下(xià)，對于内容不是完全開(kāi)放(fàng)的電(diàn)子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下(xià)進行；
三是采用通(tōng)信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息内容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換；四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自(zì)動進行相(xiàng)關記錄，作為(wèi)對利用工(gōng)作查證的依據；五是利用的系統應有較強容錯(cuò)能(néng)力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等.
電(diàn)子檔案在我國(guó)還(hái)是新生(shēng)事(shì)物(wù)，但它的發展是迅速的，相(xiàng)信在不久的将來，電(diàn)子文件(jiàn)和由其生(shēng)成的電(diàn)子檔案将成為(wèi)檔案人員(yuán)工(gōng)作的主要對象。我們檔案工(gōng)作者應與時俱進，不斷加強計算(suàn)機(jī)知識的學習，積極主動的開(kāi)發研制檔案管理軟件(jiàn)，使檔案這門(mén)科學煥發出新的生(shēng)機(jī)。 | |
