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一(yī)個(gè)新的名詞--檔案信息化建設 如果說，電(diàn)子文件(jiàn)是您在工(gōng)作和學習中經常使用并由您形成的新的文件(jiàn)形式，對此并不陌生(shēng)，但若說到(dào)檔案信息化您可能(néng)就(jiù)不是很熟悉了，甚至會(huì)認為(wèi)那隻是檔案部門(mén)的事(shì)，和您沒有多(duō)大關系。其實不然，檔案信息化建設和您的關系非常密切。一(yī)方面，在它的建設過程中需要您的大力支持和配合；另一(yī)方面，檔案信息化建設的目的就(jiù)是為(wèi)廣大用戶提供方便、快捷的網絡化服務，作為(wèi)廣大用戶之一(yī)的您将是最大的受益者。這話從(cóng)何說起呢(ne)？ 讓我們先來了解一(yī)下(xià)檔案信息化的概念和内容。所謂檔案信息化，  就(jiù)是檔案管理模式從(cóng)以面向檔案實體保管為(wèi)重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務為(wèi)重心的轉變過程。主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、标準規範建設和人才隊伍建設等五個(gè)方面。 在上(shàng)述五個(gè)方面中，檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心。它的主要任務：一(yī)是館藏檔案的數字化，二是現有電(diàn)子文件(jiàn)的歸檔工(gōng)作。後者指的就(jiù)是您在各項公務活動中形成的有查考和利用價值的電(diàn)子文件(jiàn)，要按照(zhào)有關要求及時歸檔，而且要做到(dào)齊全完整，真實有效。我們常說，在進行檔案信息化建設的時候，要處理好 "路(lù)、車、貨"的關系。所謂"路(lù)"就(jiù)是各種類型的網絡，"車"就(jiù)是計算(suàn)機(jī)的硬件(jiàn)和軟件(jiàn)，而"貨"則是數字化的檔案信息資源庫。有"路(lù)"無"車"不行，有了"路(lù)和車"，如果沒有"貨"，"路(lù)和車"就(jiù)失去了意義。這裡(lǐ)的"路(lù)和車"需要單位領導在人力和财力上(shàng)的支持，而"貨"除了我們檔案人員(yuán)對館藏檔案數字化之外，就(jiù)是新形成的電(diàn)子文件(jiàn)的歸檔工(gōng)作，這就(jiù)是我們說需要您支持和配合的原因。您看(kàn)檔案信息化建設和您的關系有多(duō)密切？ 檔案信息化建設最終将實現，一(yī)是檔案信息的數字化、網絡化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一(yī)體化；三是檔案信息高(gāo)度共享；四是将引發檔案管理模式的變革。這就(jiù)意味著(zhe)，您将來利用檔案，不用再親自(zì)到(dào)檔案館來查閱卷宗，而是可以通(tōng)過網絡查閱利用開(kāi)放(fàng)檔案，不受時間、地域和文件(jiàn)數量的限制，您可以在任何時間、任何地點浏覽檔案全文，您面對的将是"永不關門(mén)"的檔案館。這就(jiù)是我們為(wèi)什麽說您是最大受益者的原因。 目前，為(wèi)加快檔案信息化建設，不少單位包括我們學校在開(kāi)發利用檔案信息資源過程中，都要對原有館藏傳統載體檔案進行數字化，即把館藏傳統載體檔案通(tōng)過掃描、加工(gōng)和處理，進行數字化轉換。這就(jiù)需要耗費(fèi)大量的人力、物(wù)力和财力。在這種情況下(xià)，如果正在形成的電(diàn)子文件(jiàn)及時進行歸檔，将來就(jiù)減少了重新對其進行數字化這個(gè)環節。否則，一(yī)方面原有館藏檔案要進行數字化，而另一(yī)方面新形成的電(diàn)子文件(jiàn)任其白(bái)白(bái)流失，事(shì)後再重新對這部分檔案進行數字化。這樣不僅僅造成人力物(wù)力的浪費(fèi)，還(hái)會(huì)影響整個(gè)檔案數字化的進程。更為(wèi)嚴重的是，随著(zhe)電(diàn)子文件(jiàn)功能(néng)的不斷增強、數量的迅速膨脹，如果再沒有相(xiàng)同版本的紙(zhǐ)質文件(jiàn)歸檔，将有可能(néng)會(huì)造成曆史的斷檔。 在進行檔案信息化建設時，應遵循的基本原則是：文檔一(yī)體化，歸檔雙軌制和确保網絡安全。 文檔一(yī)體化，是檔案信息化建設的前提。 這就(jiù)要求把檔案信息化納入到(dào)學校辦公自(zì)動化的總格局之中，與辦公自(zì)動化融為(wèi)一(yī)體，同步進行。目前，我校檔案信息化建設已受到(dào)學校領導的高(gāo)度重視。已将檔案信息化建設納入校園信息化建設中。檔案館負責人随校園信息化建設小(xiǎo)組先後赴北(běi)京、上(shàng)海等地高(gāo)校考察信息化建設情況。同時，也要求檔案人員(yuán)積極介入此項工(gōng)作中，提出檔案管理和電(diàn)子文件(jiàn)歸檔方面切實可行的需求。 歸檔雙軌制，是紙(zhǐ)質文件(jiàn)向電(diàn)子文件(jiàn)過渡過程中必須堅持的原則。雖然電(diàn)子文件(jiàn)大量産生(shēng)和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙(zhǐ)質文件(jiàn)的地位。據專家預計，在較長(cháng)的時期内，紙(zhǐ)質文件(jiàn)和電(diàn)子文件(jiàn)還(hái)會(huì)繼續并存。而且按照(zhào)國(guó)家檔案局的要求，電(diàn)子文件(jiàn)必須與相(xiàng)同版本的紙(zhǐ)質文件(jiàn)一(yī)同歸檔。 确保網絡安全，是在檔案信息化建設的同時，我們不能(néng)忽略的重要問題。一(yī)是機(jī)密檔案信息的安全保密問題，應設置訪問權限、身份識别等；二是計算(suàn)機(jī)系統運行的安全問題，應采取相(xiàng)應的措施。如安裝防火牆和實時更新的殺毒軟件(jiàn)，對歸檔信息定期進行下(xià)載備份等；其次還(hái)包括公共設施的安全管理等多(duō)項措施。 |
數字檔案管理
