信息化讓檔案資源活絡起來
如果哪位編劇想創作一(yī)部曆史題材的大片，相(xiàng)關史料去哪裡(lǐ)找？過去他也許要到(dào)檔案館中翻看(kàn)一(yī)沓沓卷宗；現在，他在檔案館的電(diàn)腦(nǎo)中，就(jiù)可以進行檢索，相(xiàng)關文字和圖片都能(néng)一(yī)目了然。檔案館正在成為(wèi)各類信息資源的集結地。
“檔案館不就(jiù)是存放(fàng)檔案的地方嘛，找條狗把守在檔案庫外就(jiù)行了。”這雖然是一(yī)句玩笑(xiào)話，但是這也是很多(duō)人對于檔案館的誤解以及不了解的真實寫照(zhào)。
随著(zhe)時代的發展，檔案館的地位正在發生(shēng)變化，信息技(jì)術(shù)的發展，更是為(wèi)檔案館的發展提供了條件(jiàn)和機(jī)會(huì)。自(zì)改革開(kāi)放(fàng)以來，經過近30年(nián)的發展，檔案館的職能(néng)從(cóng)單純的存放(fàng)保管檔案衍生(shēng)到(dào)對檔案全生(shēng)命周期的管理。
信息資源集結地
中央檔案館資料信息中心主任劉偉晏，從(cóng)1985年(nián)就(jiù)來到(dào)了中央檔案館從(cóng)事(shì)信息化的工(gōng)作，在他看(kàn)來，檔案信息化走過了三個(gè)階段。“從(cóng)20世紀80年(nián)代初期到(dào)80年(nián)代末期，信息化工(gōng)作停留在檔案目錄的查詢上(shàng)；20世紀90年(nián)代初期到(dào)2000年(nián)，信息化已經從(cóng)中央到(dào)省市(shì)全面鋪開(kāi)，涉及到(dào)目錄、原文以及音(yīn)視頻的加工(gōng)存儲與索引；2000年(nián)至今，檔案信息化迎來了全新的發展機(jī)遇，在這一(yī)時期，基礎設施建設、信息資源建設、法規标準制度以及人才體系建設四部分都進入到(dào)黃金發展時期。”劉偉晏說。
福建省檔案局黃建峰處長(cháng)表示，“先資源、後平台、再共享”，分三步走是福建省檔案局信息化工(gōng)作的路(lù)徑，信息資源建設擺在了第一(yī)位。
事(shì)實上(shàng)，不光(guāng)在地方政府檔案信息化建設中，在企業(yè)的檔案機(jī)構、中央級檔案館，信息資源的建設都是被放(fàng)在了絕對核心位置的。一(yī)位老檔案人向記者表示，信息資源對于檔案館而言，就(jiù)如同圖書對于圖書館一(yī)樣，如果沒有有價值的藏書，就(jiù)不能(néng)滿足閱覽者閱讀(dú)查閱的需求，那麽就(jiù)沒有存在的意義。
根據多(duō)年(nián)來對信息化工(gōng)作的理解，以及多(duō)年(nián)的實踐經驗，劉偉晏認為(wèi)，檔案信息化基礎設施是平台，信息資源是平台上(shàng)流轉的内容，人才體系是這一(yī)平台的駕馭者，而相(xiàng)關法規标準則是這個(gè)平台運轉的基礎。
據黃建峰介紹，在福建省檔案局，檔案信息資源體系建設的工(gōng)作任務包括兩個(gè)方面： 一(yī)是加快存量檔案數字化，就(jiù)是将現存的大量各種傳統載體形式的檔案，應用先進的數字化技(jì)術(shù)轉換成計算(suàn)機(jī)可識别的數據；二是确保增量檔案電(diàn)子化，就(jiù)是要确保今後新增檔案是電(diàn)子或數字形式的檔案，逐步取消紙(zhǐ)質文件(jiàn)與電(diàn)子文件(jiàn)的歸檔雙軌制，徹底實現檔案的電(diàn)子化、數字化。
2006年(nián)，中國(guó)核工(gōng)業(yè)集團公司檔案館開(kāi)始建立核電(diàn)電(diàn)子文檔管理中心。中國(guó)核工(gōng)業(yè)集團公司掌控著(zhe)中國(guó)軍工(gōng)與民(mín)用核電(diàn)，由100多(duō)家企事(shì)業(yè)單位和科研院所組成。中國(guó)核工(gōng)業(yè)集團公司檔案館副館長(cháng)李國(guó)華向記者表示，檔案的價值就(jiù)在于其能(néng)否被利用。以往傳統的紙(zhǐ)質檔案存儲方式，帶來的隻有檔案庫房壓力，并且喪失了檔案的“保鮮”功能(néng)。“一(yī)旦存放(fàng)時間過長(cháng)，科技(jì)檔案的内容無法伴随項目的維修、修複而進行變更與補充。當年(nián)秦山核電(diàn)站一(yī)期建設的檔案就(jiù)是用兩輛卡車拉過來的，之後，再沒有變更過，這種文檔的利用率很低(dī)。”
據了解，新建的核電(diàn)電(diàn)子文檔管理中心，不僅實現了對文件(jiàn)與檔案的管理，更将核電(diàn)的生(shēng)産期也納入到(dào)管理範疇中，檔案深入到(dào)生(shēng)産系統，如此一(yī)來，這融“死”的資源逐漸活了起來。
李國(guó)華介紹，與此同時，中國(guó)核工(gōng)業(yè)集團公司檔案館還(hái)建立了檔案與新聞綜合資源一(yī)體化管理系統，将音(yīn)頻、視頻、圖片統統納入到(dào)新的系統中。大量的文書檔案以及科技(jì)檔案進行了數字化，統一(yī)接受這個(gè)系統的管理，使檔案内容變得更加的豐盈，為(wèi)總部的管理提供了分析參考依據。
目前，安徽省檔案局則将增量檔案電(diàn)子化的工(gōng)作當成了自(zì)己信息化工(gōng)作的一(yī)個(gè)重點，目前基本完成了全國(guó)首家電(diàn)子文件(jiàn)中心的建立。“将前端辦公自(zì)動化和電(diàn)子政務當中生(shēng)産的電(diàn)子形态文件(jiàn)轉變為(wèi)電(diàn)子文字，進行收集歸檔，保存和技(jì)術(shù)利用，如果不抓緊解決這一(yī)問題，一(yī)旦系統改造升級，檔案會(huì)有丢失的可能(néng)，因此，保障增量檔案的電(diàn)子化将放(fàng)在一(yī)線位置。”安徽省檔案局副局長(cháng)黃玉明表示，在存量檔案的數字化上(shàng)，安徽省檔案局則進行了目錄數字化、全文數字化以及音(yīn)頻視頻檔案的數字化轉換。
對增量檔案與存量檔案電(diàn)子化的工(gōng)作，直接觸動的是安徽省電(diàn)子政務的公開(kāi)。黃玉明說： “檔案單位是公益性質的事(shì)業(yè)單位，要惠及社會(huì)、政府、民(mín)衆，這才是把服務做到(dào)了位。也隻能(néng)在實現了服務功能(néng)的前提下(xià)，檔案館才能(néng)有生(shēng)命力。”
檔案質量從(cóng)哪來
在參訪中，各位檔案館館長(cháng)或檔案機(jī)構的負責人都認為(wèi)，檔案館要成為(wèi)信息資源的集結地，但如果僅僅是從(cóng)量上(shàng)體現“集結地”，還(hái)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
“檔案信息資源不缺數量，而缺質量。”黃玉明解釋到(dào)，衡量信息資源質量的标準是其真實性、完整性、可靠性。一(yī)旦信息不完整、不可靠、不真實，那麽将不會(huì)具備紙(zhǐ)質檔案的法律效應，也喪失了檔案館功能(néng)甚至影響到(dào)其餘部門(mén)的正常工(gōng)作。
檔案的真實性、完整性、可靠性、正是中國(guó)檔案信息化建設中一(yī)直強攻不下(xià)的火力點，這就(jiù)需要梳理信息資源建設中存在的問題。
據劉偉晏的分析，在中國(guó)目前的檔案信息化建設中，還(hái)存在著(zhe)多(duō)方面的問題。“第一(yī)，傳統檔案數字化程度低(dī)。在全國(guó)綜合性檔案館中，傳統低(dī)質檔案數量達兩億卷，但能(néng)夠用于電(diàn)腦(nǎo)檢索的檔案總量還(hái)不足10%。第二，數據在數字化加工(gōng)後缺乏有效檢測，例如人工(gōng)數字化錄入的時候，一(yī)旦出現人為(wèi)失誤，就(jiù)會(huì)直接影響到(dào)後期電(diàn)子文檔的查詢結果。第三，對來自(zì)不同單位、渠道、形式的數據缺乏有效整合的能(néng)力，無法發揮規模化的效應。第四，電(diàn)子政務與檔案信息化之間仍有鴻溝，無法實現一(yī)體化的管理。”
在劉偉晏看(kàn)來，這四項頑疾的症結就(jiù)在于标準與規範的缺失。“标準與規範的缺失，使得中國(guó)的檔案信息化建設始終處于低(dī)水(shuǐ)平。許多(duō)檔案館實現了40%的數字化，但在資源建設上(shàng)，卻不能(néng)達到(dào)真實性與完整性的要求。”黃玉明一(yī)語道破。
資金是制約很多(duō)行業(yè)信息化建設的一(yī)大重要原因，出乎意料的是，與其他行業(yè)相(xiàng)比，檔案館用于信息化的資金還(hái)都比較充足，它們往往“不差錢(qián)”。安徽省投入500萬建立電(diàn)子文件(jiàn)中心，核工(gōng)業(yè)集團投入了80萬建設自(zì)身的檔案信息化應用系統。“差的就(jiù)是标準”，黃玉明認為(wèi)，檔案信息資源建立的目标就(jiù)是通(tōng)過建立各類檔案數據庫，構建起規範化、可共享的檔案信息資源體系。
“沒有标準，檔案信息化将是一(yī)團亂麻。”李國(guó)華說，“中國(guó)核工(gōng)業(yè)集團下(xià)屬100多(duō)個(gè)成員(yuán)單位，尤其是核電(diàn)站的信息化發展特别快，如果缺乏一(yī)套标準，那麽文檔格式以及數據庫将是五花八門(mén)，根本無法開(kāi)展管理。”
2008年(nián)，由中國(guó)核工(gōng)業(yè)集團公司檔案館牽頭制定的《核電(diàn)文件(jiàn)檔案管理要求》及《核電(diàn)電(diàn)子文件(jiàn)元數據》等行業(yè)标準，為(wèi)新建的核電(diàn)站提供了檔案标準依照(zhào)。
但舊(jiù)有系統的标準仍然不成一(yī)體，又(yòu)該怎麽辦？李國(guó)華告訴記者，在這些舊(jiù)有數據庫建立時，他們向開(kāi)發商提出了自(zì)定義需求，使得舊(jiù)有系統能(néng)夠對關鍵流程、用戶角色、數據視圖、數據庫結構以及顯示界面等進行自(zì)定義，提高(gāo)舊(jiù)系統對新系統的适應能(néng)力，這樣就(jiù)緩解了後來的标準問題。“老系統老辦法，新系統新标準就(jiù)是我們的解決方案。”
作為(wèi)中國(guó)檔案信息化建設的标杆省份，安徽省檔案局正在著(zhe)手四項标準的建立，分别是《文書電(diàn)子文件(jiàn)元數據文案》、《版式電(diàn)子文件(jiàn)存檔格式需求》、《基于XNL的電(diàn)子文件(jiàn)封套規範》、《通(tōng)用電(diàn)子文件(jiàn)元數據》。
2009年(nián)，由工(gōng)業(yè)與信息化部牽頭成立的版式文檔聯盟，對文檔版式進一(yī)步進行規範。這一(yī)系列的動作，無不反映了中央、地方、企業(yè)對标準建立的重視。但在劉偉晏看(kàn)來，檔案信息化的标準不是由一(yī)個(gè)，幾個(gè)或者幾十個(gè)就(jiù)能(néng)解決的，它是一(yī)個(gè)體系，并且應不斷地進行完善與補充，将是一(yī)項長(cháng)期且艱巨的任務。
需要綜合性人才
與很多(duō)行業(yè)的信息化建設一(yī)樣，檔案信息化難覓綜合性管理人才，人員(yuán)隊伍建設成為(wèi)檔案信息化的一(yī)大困惑。
“迫切需要既掌握信息技(jì)術(shù)，又(yòu)了解檔案業(yè)務的複合型檔案管理人才，這些人才具有較高(gāo)的科學決策和組織能(néng)力，能(néng)夠科學規劃和貫徹落實檔案信息化建設的各項目标和任務，有效地組織将信息技(jì)術(shù)結合應用于檔案工(gōng)作領域，實現信息化條件(jiàn)下(xià)檔案工(gōng)作的不斷創新。”黃建峰表示，這些管理人才是檔案信息化的組織者、管理者，不僅是檔案信息化建設的需要，也是今後信息化條件(jiàn)下(xià)檔案工(gōng)作各項管理的需要。
劉偉晏坦言，一(yī)個(gè)普通(tōng)檔案館的人員(yuán)編制也就(jiù)幾十人，其中檔案相(xiàng)關專業(yè)的科班人員(yuán)仍占絕大多(duō)數，信息技(jì)術(shù)人員(yuán)則寥寥無幾，人才建設可謂是捉襟見(jiàn)肘。因此，劉偉晏希望能(néng)和國(guó)内的教育機(jī)構開(kāi)展合作，舉辦一(yī)些培訓課程，為(wèi)中央檔案館培養更多(duō)的複合型人才。
“隻有在對業(yè)務與信息化都了解的情況下(xià)，才可能(néng)與信息技(jì)術(shù)的供應商進行有效的交流。”李國(guó)華說，“在進行信息化規劃時，如果不了解檔案館自(zì)身的信息化需求，那麽在集團進行信息化時，往往無法抓住機(jī)會(huì)，與其餘部門(mén)進行銜接，提出正确的需求。在後續的維護中會(huì)加大對供應商的依賴程度，不僅提高(gāo)成本，也為(wèi)信息化的可持續發展增大風險。”
在李國(guó)華看(kàn)來，既要懂(dǒng)業(yè)務，又(yòu)要有信息化思維能(néng)力，是新時期檔案信息化工(gōng)作者所應該具備的基本素質。“不僅要具備良好的政治素質、文化素質、業(yè)務素質，還(hái)要有信息素質，即快速獲取信息、準确使用信息和正确評估信息價值的能(néng)力，此外，創新素質也是必不可少的，沒有創新，檔案業(yè)務就(jiù)會(huì)越來越萎縮，而失去其自(zì)身的價值。”
目前，在核工(gōng)業(yè)集團公司檔案館人員(yuán)構成上(shàng)，新進入的信息專業(yè)人員(yuán)成為(wèi)了檔案館信息化的頂梁柱。在安徽省檔案館信息化團隊建設中，通(tōng)過公開(kāi)選拔，逐漸擴大了計算(suàn)機(jī)相(xiàng)關學科的人才團隊，僅對标準的研究中，就(jiù)有8位工(gōng)作人員(yuán)都來自(zì)于擁有計算(suàn)機(jī)背景知識的人才。
未來的檔案館
對人才、标準的新要求，其實來源于檔案館從(cóng)保管方式、載體形式到(dào)技(jì)術(shù)方式平移等各個(gè)方面發生(shēng)的根本性的變革，檔案工(gōng)作正在進行“流程再造”。
現在，絕大多(duō)數檔案館仍然是紙(zhǐ)質文件(jiàn)與電(diàn)子化文件(jiàn)并行的情況，檔案館的傳統功能(néng)與數字化功能(néng)并肩而行。
“目前，我們采集、輸入、整理、存儲、檢索、維護的這些工(gōng)作流程還(hái)無法在同一(yī)系統、同一(yī)平台上(shàng)形成一(yī)體化工(gōng)作流水(shuǐ)線，不能(néng)實現每一(yī)個(gè)工(gōng)作環節可以同時共享同一(yī)個(gè)或同一(yī)類别的檔案數據而不影響其工(gōng)作的速度，同時，每一(yī)個(gè)環節對數據處理的數量、範圍都有相(xiàng)對的獨立性。”劉偉晏所說的這些“未實現”，恰恰是檔案館正在奮力的方向。
黃建峰認為(wèi)，檔案信息化如今“動”了起來，但怎麽動是個(gè)問題，規範标準問題已成為(wèi)當前以及以後的工(gōng)作重心。另外，從(cóng)目前緻力于建立資源體系，逐步轉變為(wèi)打造服務體系，讓政府、企業(yè)、百姓能(néng)從(cóng)檔案信息化中受益，回饋社會(huì)，發揮服務功能(néng)才是檔案信息化的根本目的。
縱觀檔案信息化的過程，不難發現，開(kāi)始時是在外部環境開(kāi)始大規模的信息化變革後，前端産生(shēng)了大量的電(diàn)子文件(jiàn)，檔案不得不信息化。在經過上(shàng)述這些被動的摸索之後，檔案信息化需要主動出擊，提出工(gōng)作前端控制，進行文件(jiàn)全生(shēng)命周期的管理，成為(wèi)坐在前端的審計機(jī)構。
李國(guó)華表示，變被動為(wèi)主動，抓住機(jī)遇，用信息化手段提供更好的服務，才能(néng)夠讓檔案館永葆活力。目前，檔案館對文件(jiàn)的形成、格式是否符合檔案歸檔提出新要求正是主動行為(wèi)的一(yī)個(gè)表現。
“檔案館信息化首先需要面向行業(yè)，在遵循行業(yè)發展規律下(xià)開(kāi)展檔案工(gōng)作；第二是面向中心工(gōng)作，為(wèi)中心工(gōng)作服務，為(wèi)核工(gōng)體系服務；第三點是面向決策，為(wèi)領導管理層提供領導決策。”李國(guó)華坦然，面向決策的服務，檔案館目前難于實現。從(cóng)長(cháng)期來看(kàn)，對檔案信息資源的利用開(kāi)發是令檔案館不萎縮的保護膜。
“數字檔案館”是當下(xià)很熱門(mén)的一(yī)個(gè)概念，在各個(gè)場合廣為(wèi)提及，但是幾位被采訪者紛紛向記者表示，就(jiù)目前的階段而言，檔案館更确切的稱呼應該是資源管理中心，在中國(guó)鮮有真正意義上(shàng)的數字檔案館。
狹義的數字檔案館包括資源的數字化，數據的保管利用就(jiù)要求工(gōng)作人員(yuán)工(gōng)作方式的現代化，對信息技(jì)術(shù)掌握的純熟度高(gāo)。“目前，國(guó)際通(tōng)用的ISO14721，開(kāi)放(fàng)檔案信息參考模型就(jiù)是為(wèi)了建立數字檔案。”黃玉明告訴記者，廣義上(shàng)的數字檔案館是虛拟檔案館，一(yī)旦建立，老百姓通(tōng)過網絡利用檔案時，察覺不出該檔案館由誰管，就(jiù)像插上(shàng)插座用電(diàn)，卻不用在乎電(diàn)是來自(zì)于哪一(yī)電(diàn)廠。
“虛拟檔案館，其實就(jiù)是整個(gè)工(gōng)作流程，檔案文件(jiàn)的全生(shēng)命周期都已經在一(yī)平台上(shàng)運行，避開(kāi)繁複的審查，在中國(guó)現行體制與法律下(xià)，想要打造數字檔案館不太輕松。”黃玉明說。
李國(guó)華坦承，“數字檔案館必須擁有信息門(mén)戶，門(mén)戶需要具備單點登錄、集成異構系統、實現個(gè)性化需求，這不僅是涉及到(dào)檔案館的流程再造，它更要延伸到(dào)各個(gè)業(yè)務部門(mén)，将審批、利用流程統統納入到(dào)統一(yī)平台中，這一(yī)過程中，還(hái)必須考慮洩密的風險。目前很多(duō)自(zì)稱為(wèi)數字檔案館的機(jī)構，在管理系統的全面性、适應性、開(kāi)放(fàng)程度與工(gōng)作流程上(shàng)，都很難真正達到(dào)數字檔案館的要求。”
在劉偉晏看(kàn)來，要想打造未來的數字檔案館，首先要建設的也是安全的網絡環境，沒有這樣的一(yī)個(gè)先決條件(jiàn)，不能(néng)保證檔案信息的真實性、完整性、可靠性，也就(jiù)無從(cóng)談起數字化的檔案館了。
記者：尹一(yī)捷 來源：計算(suàn)機(jī)世界
