文檔數字化是數字檔案建設最基礎的工(gōng)作。傳統栽體的檔案經高(gāo)科技(jì)技(jì)術(shù)加工(gōng)成數字檔案形式，通(tōng)過局域網、政務網、互聯網進行計算(suàn)機(jī)檢索、閱讀(dú)電(diàn)子檔案、為(wèi)迎接檔案信息服務新環境的挑戰、提高(gāo)管理水(shuǐ)平、提高(gāo)效率、增強檔案業(yè)務部門(mén)的服務水(shuǐ)平、為(wèi)檔案内部管理及面向客戶服務提供高(gāo)效率的全面服務。檔案工(gōng)作的數字化建設是順應潮流、适應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為(wèi)一(yī)種原生(shēng)信息資源，其重要性正日益凸顯出來逐步掌握信息技(jì)術(shù)為(wèi)檔案工(gōng)作服務，為(wèi)社會(huì)主義經濟建設服務，為(wèi)社會(huì)主義精神文明建設服務。
      文檔數字化是随著(zhe)計算(suàn)機(jī)技(jì)術(shù)、掃描技(jì)術(shù)、OCR技(jì)術(shù)、數字攝影技(jì)術(shù)(錄音(yīn)、錄像)、數據庫技(jì)術(shù)、多(duō)媒體技(jì)術(shù)、存儲技(jì)術(shù)的發展而産生(shēng)的一(yī)種新型檔案信息形态。它把各種載體的檔案資源轉化為(wèi)數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相(xiàng)連接。利用計算(suàn)機(jī)系統進行管理，形成一(yī)個(gè)有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
      文檔數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性
一(yī)、提高(gāo)經濟效益。過去一(yī)直使用粗放(fàng)型模式即以增加辦公人員(yuán)和辦公費(fèi)用為(wèi)解決這一(yī)難題的唯一(yī)手段，緻使管理成本大幅上(shàng)漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙(zhǐ)質為(wèi)載體的檔案信息對象轉為(wèi)機(jī)讀(dú)檔案，不僅節約了保管費(fèi)用，節省了占地空間，而且查閱起來極為(wèi)方便迅速，從(cóng)而避免了反複印制資料而造成的紙(zhǐ)張和人員(yuán)的浪費(fèi)。  二、提高(gāo)辦公效率。數字化檔案管理使資料能(néng)及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門(mén)為(wèi)例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準确的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為(wèi)領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員(yuán)做到(dào)足不出戶便可知曉天下(xià)大事(shì)。由于信息的超時空流動，數字化檔案事(shì)實上(shàng)成為(wèi)“無牆界檔案”檔案庫也從(cóng)文件(jiàn)實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強檔案原件(jiàn)保護。将紙(zhǐ)制檔案轉變為(wèi)數字化電(diàn)子檔案後，檔案的使用更加安全。由其對曆史久遠(yuǎn)的檔案材料，數字化處理後無疑是對其更好的保護。另外，通(tōng)過檔案的數字化處理後，防止了部分檔案篡改的行為(wèi)。 檔案數字化一(yī)般步驟：從(cóng)檔案實體庫提卷後，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高(gāo)掃、平掃材料，然後進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑(hēi)邊等處理，校對檔案目錄、核對電(diàn)子材料，完成初步審核。然後由專人再次對檔案原件(jiàn)及數據進行審核，确認無誤後，完成檔案裝訂還(hái)原，對電(diàn)子數據進行歸檔。為(wèi)檔案的利用提供準确可靠的數據信息。在整個(gè)過程中，各環節相(xiàng)互配合，協同操作，以流水(shuǐ)線方式完成信息的采集、審核工(gōng)作。
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