在全球信息化進程越來越快的今天，信息技(jì)術(shù)日新月(yuè)異向前發展，網絡技(jì)術(shù)的普及,作為(wèi)一(yī)種信息服務,也給檔案工(gōng)作開(kāi)辟了一(yī)個(gè)新天地。目前，長(cháng)江沿線的海事(shì)局已實現計算(suàn)機(jī)輔助管理檔案，但是，運用計算(suàn)機(jī)查閱檔案僅僅局限在檔案室，隻有檔案員(yuán)才能(néng)直接查閱檔案。如果每一(yī)個(gè)工(gōng)作人員(yuán)都能(néng)随時上(shàng)網查閱檔案，就(jiù)極大地提高(gāo)了工(gōng)作效率。長(cháng)江海事(shì)局的年(nián)度工(gōng)作會(huì)上(shàng)就(jiù)提出要在全局實現信息化，實現網上(shàng)查閱檔案，使我們的工(gōng)作變得更快捷、更方便。
一(yī)、檔案網絡化的意義
檔案是國(guó)家機(jī)關、社會(huì)組織、企事(shì)業(yè)單位以及個(gè)人在社會(huì)實踐活動中形成的具有保存價值的曆史記錄。傳統的檔案管理對象是以紙(zhǐ)質載體形式為(wèi)主的檔案。需要檔案時，利用者必須到(dào)檔案室登記後才能(néng)借閱檔案。如果借閱者逾期不還(hái)，檔案員(yuán)還(hái)必須催還(hái)；如果歸還(hái)的檔案有損傷，檔案員(yuán)必須進行修複。如果能(néng)在網上(shàng)查閱檔案，以上(shàng)麻煩就(jiù)沒有了。傳統的檔案查閱随著(zhe)辦公自(zì)動化及信息技(jì)術(shù)的發展演變為(wèi)“機(jī)讀(dú)檔案”——存儲于計算(suàn)機(jī)中的集圖、文、聲、像于一(yī)體的多(duō)媒體檔案信息。一(yī)旦需要檔案，利用者可以在自(zì)己辦公桌上(shàng)的計算(suàn)機(jī)裡(lǐ)查閱這些信息，我們以利用者為(wèi)中心設立多(duō)途徑的檢索系統，并且将掃描的文件(jiàn)及電(diàn)子文件(jiàn)直接與局域網系統挂接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還(hái)可以下(xià)載原件(jiàn)，不必再到(dào)檔案室查閱，節省了利用者的時間。
利用網絡傳輸檔案信息具有紙(zhǐ)質檔案不可比拟的優點，網絡傳輸速度快、檔案傳輸不再受地理和人力的限制。在網絡傳輸方式中，根據傳輸區域的大小(xiǎo)，可分為(wèi)局域傳輸和遠(yuǎn)程傳輸。局域傳輸主要應用于單位内部。利用網上(shàng)查閱檔案，還(hái)可以異地查詢，通(tōng)過電(diàn)子郵件(jiàn)的方式，隻需幾秒(miǎo)鍾到(dào)幾分鍾的時間就(jiù)可将檔案信息傳到(dào)外地，極大地節約了人力、物(wù)力。
這就(jiù)意味著(zhe)，檔案的實體管理與内容信息的管理在使用上(shàng)将趨向分離。檔案的内容信息将主要通(tōng)過電(diàn)子計算(suàn)機(jī)等技(jì)術(shù)讓利用者快速地查閱，而檔案的實體将會(huì)從(cóng)日常的使用中徹底脫身，并被作為(wèi)最原始的也是最終的憑證精心保存，這就(jiù)減少了檔案員(yuán)修複檔案的工(gōng)作。網上(shàng)查閱檔案信息，也節約了檔案員(yuán)的時間，減少了檔案員(yuán)不必要的勞動耗費(fèi)，從(cóng)而使檔案員(yuán)有更多(duō)的時間進行檔案編研工(gōng)作，提高(gāo)檔案的利用。例如：海事(shì)局有海事(shì)檔案，我們可以對每一(yī)年(nián)的海事(shì)檔案進行分析研究，從(cóng)中找出多(duō)發事(shì)故的水(shuǐ)域、所發事(shì)故的季節等等，然後制定出相(xiàng)應的措施來減少或避免海事(shì)事(shì)故的發生(shēng)，從(cóng)而減少人民(mín)生(shēng)命财産的損失。
所以，實行網上(shàng)查閱檔案在海事(shì)工(gōng)作中有著(zhe)重要意義。
随著(zhe)現代化設備在檔案部門(mén)的廣泛應用，檔案利用與服務方式發生(shēng)了變化。用戶可以利用自(zì)己桌上(shàng)的計算(suàn)機(jī)進行自(zì)我服務，檔案部門(mén)為(wèi)用戶服務的重點将從(cóng)檔案“物(wù)的傳遞”轉變為(wèi)“信息的傳遞”。
二、檔案網絡化管理應注意的問題
1.建立和執行科學的歸檔制度。歸檔時應對電(diàn)子文件(jiàn)進行全面、認真的檢查，在内容方面檢查歸檔的電(diàn)子文件(jiàn)是否齊全完整，真實可靠；相(xiàng)應的機(jī)讀(dú)目錄、伺服軟件(jiàn)、其它說明是否一(yī)同歸檔；歸檔的電(diàn)子文件(jiàn)是否最終稿本，電(diàn)子文件(jiàn)與相(xiàng)應的紙(zhǐ)質或其它載體文件(jiàn)的内容及相(xiàng)關說明是否一(yī)緻，軟件(jiàn)産品的源程序與文本是否一(yī)緻等。在技(jì)術(shù)方面應檢查歸檔電(diàn)子文件(jiàn)載體的物(wù)理狀态，有無病毒，讀(dú)出信息的準确性等。
2.抓好數據庫建設。數據庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目，也是進行檢索的一(yī)條途徑。所以在進行檔案前處理時，所提示的檔案信息須有一(yī)定的廣度和深度以确保系統存儲的檔案信息内容豐富，有較強的網絡性。我們在設置字段類型時，注意從(cóng)利用者的角度來考慮，本著(zhe)方便利用者查詢，又(yòu)能(néng)滿足自(zì)身工(gōng)作需要的原則。
3.注意數據庫結構的設計。數據庫結構的設計并不是簡單地将單機(jī)數據庫向網絡中移動。單機(jī)數據庫中不合理的地方要加以改進，不足的地方要予以補充。
4.用戶的身份驗證。為(wèi)了防止無關人員(yuán)進入計算(suàn)機(jī)的檔案系統，可以設置對用戶的身份驗證。最常用的方法是給每個(gè)合法用戶一(yī)個(gè)由數字、字母或特定符号組成的“密碼”代表用戶身份。當用戶要進入系統時，先輸入“密碼”，計算(suàn)機(jī)自(zì)動将這個(gè)“密碼”與存儲在機(jī)器(qì)中的有關該用戶的其他資料進行比較驗證，如果驗明為(wèi)合法用戶，就(jiù)可接受他進入系統。如果驗證不合格，該用戶将被拒之門(mén)外。
5.網上(shàng)檔案的防改寫措施。為(wèi)了防止随意改寫網上(shàng)檔案，可以在軟件(jiàn)中将文件(jiàn)設置為(wèi)“隻讀(dú)”狀态，在這種狀态下(xià)，用戶隻能(néng)從(cóng)計算(suàn)機(jī)上(shàng)讀(dú)取檔案信息，而不能(néng)對其做任何修改。在計算(suàn)機(jī)外存儲器(qì)中，隻讀(dú)光(guāng)盤（CD—ROM）隻能(néng)供使用者讀(dú)出信息而不能(néng)追加或擦除信息，一(yī)次寫入式光(guāng)盤（WORM）可供使用者一(yī)次寫入多(duō)次讀(dú)出，可以追加記錄但不能(néng)擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改檔案的内容，保證檔案的原始性和真實性。
上(shàng)述技(jì)術(shù)措施對于保證網上(shàng)檔案的安全、防範對網上(shàng)檔案的非法訪問和随意改動，都具有很好的效果。随著(zhe)這些技(jì)術(shù)的成熟、普及和新技(jì)術(shù)的出現，網上(shàng)檔案的原始性和真實性可以得到(dào)更為(wèi)有效的保障。
總之，網絡技(jì)術(shù)把我們的檔案工(gōng)作帶進一(yī)個(gè)絢麗的網上(shàng)世界。方便、快捷的網上(shàng)查詢方式改變了我們以往的檔案管理模式。網上(shàng)查閱檔案是一(yī)種必然趨勢，它極大地提高(gāo)了工(gōng)作效率，大大地縮短了檔案信息流動時間，促進檔案工(gōng)作向更高(gāo)的目标發展。 （作者單位：長(cháng)江海事(shì)局） |
