2021年(nián)1月(yuè)30日，由數字檔案管理公衆号主辦，由福州彙意同計算機技術有限公司承辦的第一(yī)期“數字檔案管理新年(nián)分享會(huì)”活動于福州香格裡(lǐ)拉大酒店圓滿結束，本期主題是“如何做好檔案數字化項目的實施？”，快跟小(xiǎo)編一(yī)起來回顧下(xià)當天的精彩内容吧(ba)~
本次分享會(huì)活動采取“線下(xià)線上(shàng)”同步直播的方式進行，線上(shàng)與“小(xiǎo)蘭老師(shī)“直播平台攜手合作。
活動現場特邀嘉賓，分别有福建省檔案學會(huì)常務理事(shì)、福建師(shī)範大學的鍾文榮副教授，福建省檔案局原信息中心主任王鳴鳴老師(shī)，福建省檔案現代化技(jì)術(shù)服務協會(huì)楊飛(fēi)雁會(huì)長(cháng)，福建省互聯網零售協會(huì)周金鐵秘書長(cháng)，福州高(gāo)新區追憶檔案管理有限公司的李立強總經理，金盾（福州）檔案技(jì)術(shù)有限公司的魯金蓉總經理，福建鄰裡(lǐ)彙健康管理有限公司董勢董事(shì)長(cháng)，福州彙意同計算機技術有限公司尤國(guó)治副總經理。
講師(shī)簡介：
吳劍明老師(shī)
現擔任福州彙意同計算機技術有限公司副總經理；
17年(nián)的企業(yè)項目管理經驗；
《檔案數字化項目實施方案》主編。
吳劍明老師(shī)現場展示了一(yī)套完整的《檔案數字化項目實施方案》，覆蓋檔案數字化項目的全流程：項目啓動期、試加工(gōng)階段、标準作業(yè)期和項目收官期四個(gè)階段，以及每個(gè)階段所需要的表格、合同、保密材料、制度規範等，遵循檔案人一(yī)貫的細緻嚴謹，值得同行們參考借鑒。
嘉賓簡介：
王鳴鳴主任
原福建省檔案局原信息中心
網友(yǒu)一(yī)：怎樣做好檔案數字化的員(yuán)工(gōng)保密要求工(gōng)作？
王鳴鳴老師(shī)：
保密工(gōng)作是我們檔案數字化項目實施管理要求中最為(wèi)核心、重要的環節。今天分享會(huì)的主題内容其實也有提到(dào)，我們主要要根據《紙(zhǐ)質檔案數字化規範DA-T 31-2017》及《福建省檔案數字化操作規程紙(zhǐ)質檔案 DB35/T1856-2019 》規定，
從(cóng)契約方面：第一(yī)，員(yuán)工(gōng)進場前必須提供政府行政機(jī)關出具的無犯罪記錄證明材料；第二，要和用人單位簽訂保密承諾書，要求員(yuán)工(gōng)承諾在工(gōng)作過程中不摘抄、 删改、複制、洩露客戶方的檔案和其他信息。
從(cóng)保密教育及培訓方面：第一(yī)、在數字化項目開(kāi)展前，現場管理人員(yuán)要對員(yuán)工(gōng)開(kāi)展保密教育培訓，并形成書面材料存檔；第二、員(yuán)工(gōng)的保密教育是需要持續、定期進行的，所有參與數字化的員(yuán)工(gōng)應該不斷加強并提高(gāo)保密安全意識教育才能(néng)有效防範保密事(shì)故的發生(shēng)。
現場管理要求方面：第一(yī)、員(yuán)工(gōng)不得擅自(zì)帶入手機(jī)、電(diàn)腦(nǎo)、錄音(yīn)、錄像等各類電(diàn)子設備和移動存儲介質進入加工(gōng)現場；第二、保密管理制度要置于現場顯眼的位置，對現場人員(yuán)形成警示作用；第三、關鍵崗位實行保密安全責任制；第四，應建立現場上(shàng)下(xià)班物(wù)品清點值班制度，嚴禁任何人員(yuán)擅自(zì)将檔案數字化加工(gōng)場所内的物(wù)品帶離現場。下(xià)班後，移動存儲設備應存放(fàng)于專櫃、上(shàng)鎖，并指定專人負責保管。
嘉賓簡介：
楊飛(fēi)雁會(huì)長(cháng)
福建省檔案現代化技(jì)術(shù)服務協會(huì)
網友(yǒu)二：制定檔案數字化加工(gōng)标準需要參考哪些？
楊飛(fēi)雁會(huì)長(cháng)：
制定好一(yī)個(gè)項目的加工(gōng)标準是保障項目順利實施的基礎，網友(yǒu)提的這個(gè)問題非常的關鍵。對于每個(gè)檔案數字化加工(gōng)項目來說，首先要參考的是招标文件(jiàn)和項目合同書裡(lǐ)面的标準規定；其次，合同及招标文件(jiàn)沒有約定的需要參考國(guó)家檔案機(jī)關發布的政策法規和檔案标準，具體因行業(yè)而定。這裡(lǐ)，參考我們可以借鑒檔案館項目數字化主要參考的《紙(zhǐ)質檔案數字化技(jì)術(shù)規範》、《歸檔文件(jiàn)整理規範》等，數字檔案管理公衆号去年(nián)雙十一(yī)發布過一(yī)篇文章，比較系統地梳理了涉及檔案數字化加工(gōng)的各項國(guó)家标準、行業(yè)标準、地方性法規，大家可以去收藏起來（點這裡(lǐ)）。
嘉賓簡介：
李立強總經理
福州高(gāo)新區追憶檔案管理有限公司
網友(yǒu)三：如何确定數字化項目的人員(yuán)數量？
李立強總經理：
數字化加工(gōng)現場人員(yuán)的數量安排會(huì)直接關系到(dào)整體項目的實施成本及實施進度。但是，人員(yuán)安排其實是一(yī)個(gè)動态的過程，它需要我們現場的管理人員(yuán)對項目的情況非常了解才能(néng)做到(dào)管控安排、分布得當。接下(xià)來我結合自(zì)己多(duō)年(nián)的行業(yè)經驗，給網友(yǒu)幾點思路(lù)：
首先，一(yī)個(gè)新的數字化加工(gōng)項目剛接手，一(yī)定要充分了解這個(gè)項目的所有檔案的實際情況（比如說：檔案數量多(duō)少、檔案載體種類有幾種？如果是紙(zhǐ)質檔案，那就(jiù)要關注下(xià)紙(zhǐ)張的良好與否等等），這些都是要提前了解清楚，才能(néng)著(zhe)手下(xià)一(yī)步；
其次，要掌握項目加工(gōng)現場場地的實際狀況，在區域劃分合理的基礎上(shàng)重點關注各工(gōng)序的位置分布，員(yuán)工(gōng)的總配置人數等。若場地跟工(gōng)期的不能(néng)匹配，需要及時跟業(yè)主溝通(tōng)，達成共識，提供新的解決方案；
最後，本次《檔案數字化項目實施方案》就(jiù)有講到(dào)各階段的工(gōng)作安排，我們人員(yuán)應該根據項目的進度合理安排員(yuán)工(gōng)的進入和退場時間。這需要從(cóng)實際工(gōng)作中去掌握正确的時間節點。
嘉賓簡介：
尤國(guó)治副總經理
福州彙意同計算機技術有限公司
網友(yǒu)四：一(yī)款比較專業(yè)的數字化加工(gōng)軟件(jiàn)應該是什麽樣的呢(ne)？
尤國(guó)治副總經理：
檔案數字化其實是一(yī)項龐大的系統工(gōng)程，我們首先需要建立起一(yī)套标準的實施流程，本次的《檔案數字化項目實施方案》就(jiù)很有代表性。檔案數字化工(gōng)作所涉及的環節多(duō)、工(gōng)作量大，并非隻是簡單的做掃描、修圖的事(shì)情，現場要監管好數字化過程中的每個(gè)環節确實是需要一(yī)套專業(yè)的加工(gōng)軟件(jiàn)來完成這些工(gōng)作。
以我10多(duō)年(nián)的檔案系統開(kāi)發經驗和數字化項目參與經驗，數字化加工(gōng)軟件(jiàn)應具備流程定義、任務分配、過程跟蹤、質量檢測、成品制作、數據驗收、數據備份、統計分析等功能(néng)，并分别設置管理員(yuán)、保密員(yuán)、審計員(yuán)，并實行“三員(yuán)分離”。現在我們自(zì)用的震旦數字化加工(gōng)系統就(jiù)具有這樣全流程管理的功能(néng)，第一(yī)，集成了目錄著錄加工(gōng)、掃描加工(gōng)、員(yuán)工(gōng)管理、轉換工(gōng)具、報(bào)表打印等，涵蓋了數字化加工(gōng)過程所需的所有應用工(gōng)具；第二，日常管理統計便捷：員(yuán)工(gōng)賬号管理、權限管理、訪問管理、日常量實時統計等；第三，加工(gōng)過程安全可控：可以限定崗位的訪問數據範圍，成果提交後不可見(jiàn)。掃描日志(zhì)監控每一(yī)頁原文的動态，精确到(dào)秒(miǎo)級的記錄，可以随時追蹤東西(xī)；賬戶監管、登錄、退出、操作過程全程記錄；第四，本系統可自(zì)适應不同項目，不同的工(gōng)序組合。
嘉賓簡介：
鍾文榮副教授
福建省檔案學會(huì)常務理事(shì)、福建師(shī)範大學副教授
專業(yè)點評：
我們已經進入到(dào)了大數據時代，大數據需要有海量的數據，種類繁多(duō)的數據，有價值的數據。存量檔案的數字化，是實現紙(zhǐ)質檔案向數字檔案轉化的過程，也是大數據的重要來源之一(yī)，是不可忽視的一(yī)種重要來源。因為(wèi)我們在紙(zhǐ)質時代生(shēng)活的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)長(cháng)于電(diàn)子時代，紙(zhǐ)質時代所形成的數據通(tōng)過數字化，成為(wèi)了可在大數據時代進行流通(tōng)的重要資源。因此可以客觀地說，數字化的工(gōng)作是基本的，不容忽視的，具有關鍵作用的工(gōng)作。由于檔案載體的多(duō)樣性和特殊性，目前在檔案數字化的過程中，大規模采用智能(néng)化設備還(hái)有很大的困難，因此如何高(gāo)效地來開(kāi)展此項工(gōng)作，這是目前許多(duō)檔案服務機(jī)構都面臨的一(yī)個(gè)重要問題。此次的分享會(huì)，我們傾聽了震旦公司十多(duō)年(nián)來，在大量的數字化标準規範的指導下(xià)，結合公司數字化實踐，集合公司全體員(yuán)工(gōng)的智慧，對數字化操作方案的一(yī)次系統、全面和深入的思考和探索。
其次，體現了強烈的檔案安全觀。從(cóng)分享會(huì)來看(kàn)，多(duō)處提及了數字化操作安全的防範問題。如場地的規劃，人員(yuán)的安排，如“員(yuán)工(gōng)安全保密責任書範本”，現場管理台賬制作等。尤其是當前在整體國(guó)家安全觀的大局下(xià)，震旦人也在數字化工(gōng)作中踐行者檔案安全觀，并滲透到(dào)數字化的每一(yī)個(gè)環節。
最後，分享會(huì)也體現了方法論和形而上(shàng)的價值和意義。從(cóng)剛才的數字化操作分享會(huì)中，我覺得吳總的數字化分享會(huì)也具有方法論上(shàng)的價值。第一(yī)，如何關注工(gōng)作中的法律法規，關注數字化背後的各種隐性規則，我想也是今後公司進行業(yè)務開(kāi)發中需要關注的内容。第二，如何從(cóng)大處著(zhe)眼，小(xiǎo)處著(zhe)手，踏實地深入細節，以鐵棒磨成針的檔案工(gōng)匠(jiàng)精神雕琢每一(yī)個(gè)細節，我想這個(gè)方法是數字化操作分享會(huì)給我的激勵，我想也是震旦人的内核精神，值得我們學習和弘揚。“不登高(gāo)山，不知天之高(gāo)也；不臨深溪，不知地之厚也。”讓我們行動起來，為(wèi)檔案事(shì)業(yè)的發展添磚加瓦，盡一(yī)份自(zì)己的力量。
向震旦人緻敬！向所有檔案同仁緻敬！
圖片：葉智洪/編輯：林慧姗
投稿郵箱：1423796914@qq.com
數字檔案管理
