該校檔案工(gōng)作發轫于20世紀20年(nián)代，目前采取化整為(wèi)零、分散管理的方式開(kāi)展檔案工(gōng)作。學校圖書館下(xià)設明大檔案館、查爾斯·巴比奇信息技(jì)術(shù)檔案館（也稱信息技(jì)術(shù)檔案研究中心）、兒童文學檔案館、移民(mín)檔案館（也稱移民(mín)曆史研究中心）、Kautz家族基督教青年(nián)會(huì)檔案館（簡稱YMCA）、社會(huì)福利曆史檔案館、手稿部（包含西(xī)北(běi)建築檔案館、表演藝術(shù)檔案館）、特藏和善本部等8個(gè)館（部）。在80餘年(nián)的檔案管理實踐中，該校逐步形成了檔案收集以多(duō)元化為(wèi)中心、檔案整理以簡單方便為(wèi)中心、檔案服務以人性化為(wèi)中心、檔案資源建設以開(kāi)放(fàng)共享為(wèi)中心、檔案文化傳播以展覽為(wèi)中心的檔案工(gōng)作特點。

　　一(yī)、明尼蘇達大學檔案工(gōng)作特點

　　（二）檔案整理以簡單方便為(wèi)中心
　　明大各檔案館（部）都将簡單及方便查詢視為(wèi)檔案整理的中心目标，因為(wèi)檔案整理簡單化不僅大大節約了整理時間及成本，也減輕了檔案工(gōng)作人員(yuán)的整理工(gōng)作強度。所以，各檔案館（部）可以把力量集中到(dào)檔案的收集、推介、利用以及館藏檔案數字化等方面。
　　以明大檔案館文書檔案整理為(wèi)例：由于需要整理的大多(duō)數文書檔案為(wèi)标準的A4型無酸紙(zhǐ)，檔案館在檔案整理過程中，不進行特别裝訂，僅用一(yī)種黃色厚紙(zhǐ)夾将每份檔案隔開(kāi)，在厚紙(zhǐ)夾邊緣上(shàng)标注類别、題名、年(nián)份、順序号等信息後，将檔案按順序号排列後直接放(fàng)入盒内。由于檔案盒比較大，所以大多(duō)數同類檔案基本上(shàng)是跨年(nián)度或者幾個(gè)年(nián)度都存放(fàng)在一(yī)個(gè)大盒之内，檔案盒上(shàng)貼有統一(yī)設計的包括類目、年(nián)度、順序号等信息的貼紙(zhǐ)，同時将這些檔案的電(diàn)子目錄上(shàng)傳到(dào)學校檔案網站上(shàng)，方便人們的查詢利用。
　　明尼蘇達大學檔案館在庫房檔案擺放(fàng)上(shàng)也沒有花費(fèi)特别的精力，大體上(shàng)以學院、部、系分類，一(yī)般是先來先放(fàng)。為(wèi)了方便查找，在開(kāi)放(fàng)式檔案架上(shàng)設有明确的區域标志(zhì)。

　　（三）檔案服務以利用者為(wèi)中心
　　明大各檔案館（部）館内利用工(gōng)作奉行以利用者為(wèi)中心的工(gōng)作原則。一(yī)方面，任何人（包括外國(guó)人）隻要持有合法個(gè)人身份證明，在工(gōng)作時間内都可以到(dào)館（部）内利用實體檔案；另一(yī)方面，各檔案館（部）為(wèi)利用者提供預約服務，利用者可以在來館之前進行電(diàn)話預約，說明需要利用哪方面的檔案，工(gōng)作人員(yuán)會(huì)提前調出相(xiàng)關檔案，做好先期準備工(gōng)作，有效節省了利用者來館等候的時間，提高(gāo)了工(gōng)作效率。
　　此外，明大各檔案館（部）還(hái)最大限度地為(wèi)來館（部）利用檔案的利用者提供方便條件(jiàn)，如設置儲物(wù)櫃為(wèi)利用者存放(fàng)随身攜帶的背包等物(wù)品；允許利用者自(zì)帶照(zhào)相(xiàng)機(jī)或攝像機(jī)免費(fèi)拍錄所需檔案等。

　　（四）檔案資源建設以開(kāi)放(fàng)共享為(wèi)中心
　　檔案資源建設以開(kāi)放(fàng)共享為(wèi)中心是明大檔案工(gōng)作的重要特點。為(wèi)了更好地實現檔案資源的開(kāi)放(fàng)與共享，他們建成了交互式、用戶友(yǒu)好界面的檔案網站，該網站闆塊明晰，功能(néng)完善，為(wèi)數字檔案館建設奠定了良好的基礎。該館還(hái)積極進行檔案數字化工(gōng)作，一(yī)方面對已公開(kāi)的珍貴檔案及利用率高(gāo)的紙(zhǐ)質檔案進行數字化掃描，并随時上(shàng)傳到(dào)網站提供利用，另一(yī)方面通(tōng)過現有檔案管理系統加強對電(diàn)子文件(jiàn)的接收、管理和上(shàng)傳工(gōng)作。目前，該館已公開(kāi)檔案中有10%的檔案上(shàng)傳到(dào)網站上(shàng)供利用者共享及利用。同時該網站建立了強大的網上(shàng)檔案檢索系統，任何人都可以登錄網站免費(fèi)查詢及浏覽檔案信息，但網站會(huì)對複制及使用其檔案資源的收費(fèi)及版權問題做出相(xiàng)應的法律提示，有效保障了網上(shàng)檔案資源的版權歸屬。

　　（五）檔案文化傳播以舉辦展覽為(wèi)中心
　　明大非常重視檔案文化的傳播工(gōng)作，但與我國(guó)高(gāo)校檔案館不同的是，該校除了查爾斯·巴比奇信息技(jì)術(shù)檔案館和移民(mín)檔案館需根據工(gōng)作職能(néng)開(kāi)展檔案研究外，其他檔案館（部）的工(gōng)作者一(yī)般情況下(xià)不搞檔案編研，而是把工(gōng)作重點放(fàng)在舉辦各種網絡或傳統檔案展覽上(shàng)。網絡展覽基本上(shàng)都在各檔案館（部）網站上(shàng)舉辦，傳統展覽大多(duō)在該校的埃爾默湖(hú)安德森圖書館大樓（檔案館所在地）樓内舉行，基本上(shàng)是借助各樓層内走廊的牆面和空間進行布展（特藏展覽除外）。由于各類展覽通(tōng)常以專題形式出現，展覽主題突出，參展圖片及實物(wù)具有針對性，文字介紹簡短易記，整體展覽篇幅适中，很吸引人們的眼球。

　　●高(gāo)校檔案整理規範要與時俱進化繁為(wèi)簡
　　目前，高(gāo)校檔案館（室）執行的檔案整理規範沿用的标準較為(wèi)陳舊(jiù)，有些做法已明顯不适于檔案管理現代化的要求，很多(duō)高(gāo)校檔案館（室）忙于應付日常的檔案整理工(gōng)作，幾乎無暇顧及檔案資源的深度開(kāi)發及編研工(gōng)作。筆者認為(wèi)，各高(gāo)校檔案館（室）要根據本校檔案工(gōng)作實際，從(cóng)方便利用的角度，盡量簡化檔案整理過程；相(xiàng)關主管部門(mén)也應适當減少檔案工(gōng)作評估檢查次數，簡化評估檢查程序，讓高(gāo)校檔案工(gōng)作者從(cóng)繁瑣的檔案整理工(gōng)作中解放(fàng)出來，把重點放(fàng)在檔案收集、編研和開(kāi)發利用等工(gōng)作上(shàng)，使高(gāo)校檔案工(gōng)作真正實現由重檔案整理保管向重檔案資源開(kāi)發利用的轉變。

　　●高(gāo)校檔案資源建設必須以開(kāi)放(fàng)共享為(wèi)目的
　　由于對檔案資源的開(kāi)放(fàng)共享存有諸多(duō)顧慮，我國(guó)部分高(gāo)校檔案館（室）雖已著(zhe)手進行檔案資源數字化建設，但大都是将檔案管理現代化、保護傳統紙(zhǐ)質檔案等作為(wèi)目的，而不是将開(kāi)放(fàng)共享視為(wèi)檔案資源建設的主要目的。筆者認為(wèi)，高(gāo)校檔案資源利用率越高(gāo)，館藏檔案的價值就(jiù)越大。現代化檔案管理隻是現階段檔案管理的一(yī)種手段，而檔案資源的開(kāi)放(fàng)共享才是高(gāo)校檔案資源建設的終極目的。當然，高(gāo)校檔案資源的開(kāi)放(fàng)共享要遵循國(guó)家的有關法律法規，把握好開(kāi)放(fàng)共享的度，做到(dào)該開(kāi)放(fàng)的開(kāi)放(fàng)，該保密的保密，同時相(xiàng)關的檔案安全保障機(jī)制也要跟上(shàng)。

　　●高(gāo)校檔案文化傳播形式應不拘一(yī)格
　　有效的檔案文化的傳播可以使檔案資源的壽命不斷延長(cháng)，受衆不斷增多(duō)，影響不斷擴大。筆者認為(wèi)，舉辦各類檔案展覽是傳播高(gāo)校檔案文化的非常好的形式，展覽具有圖文并茂、視覺沖擊力大、簡潔直觀等特點，為(wèi)檔案文化的傳播開(kāi)辟了良好渠道。除了舉辦檔案文化展覽外，還(hái)可在對館藏檔案深度挖掘、編研的基礎上(shàng)，組織出版館藏檔案叢書、制作專題片、舉辦專題講座、組織檔案專題晚會(huì)、舉辦檔案館開(kāi)放(fàng)日等多(duō)種形式進行有效的檔案文化傳播。

　　●人财物(wù)及館舍保障是做好高(gāo)校檔案工(gōng)作的重要前提
　　高(gāo)校檔案館的人力、财力、物(wù)力及館舍是否有保障是做好高(gāo)校檔案工(gōng)作的重要前提。明大設置了與學校發展相(xiàng)匹配的檔案機(jī)構，他們設立檔案管理專項經費(fèi)，明确提出檔案館館藏資源發展費(fèi)用應占全館費(fèi)用的37%（電(diàn)子資源發展費(fèi)占其中的56%）；該校還(hái)斥資建成了集辦公、儲存、展覽于一(yī)身，設備先進的埃爾默湖(hú)安德森圖書館大樓（含大型地下(xià)圖書檔案庫房），專供各檔案館（部）使用，為(wèi)各檔案館（部）開(kāi)展檔案工(gōng)作、提供優質的人性化服務提供了一(yī)個(gè)平台。與之相(xiàng)比，我國(guó)大多(duō)數高(gāo)校對檔案工(gōng)作的重視程度和人财物(wù)及館舍方面的投入力度都存在著(zhe)很大差距。如何縮小(xiǎo)差距，促進我國(guó)高(gāo)校檔案工(gōng)作的全面發展，值得我國(guó)高(gāo)校領導和檔案工(gōng)作者深思。